Pentingnya Teknologi bagi Perusahaan

Perusahaan merupakan tempat melakukan suatu proses penciptaan barang atau jasa yang kemudian akan didistribusikan kepada para konsumen (untuk memenuhi kebutuhannya) dengan tujuan memperoleh keuntungan. Untuk mendukung proses bisnisnya itu, perusahaan memanfaatkan teknologi sehingga proses diharapkan lebih efisien dan efektif namun mendapatkan hasil yang maksimal. Penerapan teknologi sangat diperlukan sebagai alat bantu agar perusahaan dapat berkembang dan maju.

Sejatinya, perkembangan teknologi informasi (TI) membawa pengaruh terhadap perkembangan perusahaan. Tanpa kita sadari teknologi sudah mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan. Misalnya, jika dulu untuk membuat administrasi dengan menggunakan mesin tik. Lalu, dokumen dikirim melalui kurir atau telegram. Kini, berganti memanfaatkan komputer.  Surat menyurat dan dokumen lainnya bisa dikirim secara elektronik (email) karena ada fasilitas internet. Bahkan, sekarang komputer dan internet telah menjadi kebutuhan pokok dalam berusaha. Begitu seterusnya: perkembangan teknologi yang terjadi turut mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan.

Dalam penerapannya, teknologi informasi yang akan dilakukan sebuah perusahaan dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian. Pertama, sistem aplikasi TI pada perusahaan yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi yang ada pada perusahaan atau organisasi tersebut. Di antaranya: network management, basis data, sistem operasi dan lain sebagainya. Kedua, sistem aplikasi TI yang akan dipakai dalam segala urusan dasar dari sumber daya perusahaan atau organisasi. Misalnya, sistem atau aplikasi akuntansi dan keuangan, sistem penggajian, serta yang lain sebagainya yang berkaitan pada sumber daya perusahaan. Ketiga, sistem aplikasi TI yang cocok dengan kebutuhan yang spesifik pada perusahaan. Khususnya yang berhubungan pada proses penciptaan produk atau jasa yang akan ditawarkan perusahaan. Misalnya, aplikasi properti, aplikasi akuntansi, aplikasi forwarding, aplikasi pergudangan dan lain sebagainya.

Tentunya, teknologi yang diciptakan memiliki fungsi tertentu untuk setiap kalangan yang menggunakannya. Termasuk bagi perusahaan. Teknologi memiliki fungsi bagi perusahaan, yaitu untuk fungsi operasional. Dengan teknologi memungkinkan struktur organisasi menjadi lebih ramping karena hampir seluruh bagian perusahaan telah menggunakan teknologi dalam perusahaan tersebut.

Selain itu, teknologi juga memiliki fungsi planning dan decision. Dalam hal ini teknologi menjadi landasan knowledge generator dan alasan yang kuat bagi para pemimpin perusahaan untuk mengambil keputusan agar memiliki.  Lagi, teknologi memiliki fungsi sebagai media komunikasi (communication) tiap individu perusahaan. Karyawan perusahaan dapat berinteraksi dengan perusahaan lain untuk berkolaborasi, dan sebagainya. Teknologi dalam fungsi communication ini juga dapat dijadikan sebuah media promosi kepada para pelanggan.

Bagi perusahaan, teknologi memegang peran sangat penting dalam mendukung proses bisnis. Teknologi dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Saat ini, umumnya kegiatan operasional perusahaan sudah ditopang teknologi informasi untuk mengurangi cara-cara manual yang bisa mempersulit kinerja karyawannya.

Berbagai aplikasi yang dikembangkan dari teknologi dapat digunakan oleh perusahaan untuk berbagai keperluan. Misalnya, aplikasi sistem akuntansi yang bisa membantu perusahaan dalam menghitung keuangan secara lebih akurat. Karyawan bagian keuangan tinggal memasukkan data-data keuangan, kemudia aplikasi tersebut mengolah data keuangan tersebut hingga menghasilkan laporan yang diinginkan perusahaan. Begitu pula aplikasi-aplikasi lainnya yang diperlukan perusahaan.

Teknologi juga berperan untuk mempermudah menjalankan aktivitas. Tentu saja, dengan mudahnya dalam mengakses teknologi, maka aktivitas pekerjaan yang dilakukan dengan teknologi tersebut pun terasa ringan dan mudah untuk dijalankan. Lagi, dengan memanfaatkan teknologi memungkinkan perusahaan bisa melakukan efisiensi. Karyawan bisa bekerja dengan lebih cepat, sehingga teknologi pun bisa menghemat waktu. Artinya, adopsi teknologi memungkinkan perusahaan bisa lebih efisien dan efektif.

Kebutuhan efisiensi waktu serta biaya yang mengakibatkan tiap pelaku usaha merasa memerlukan penerapan teknologi informasi pada lingkungan kerjanya. Misalnya, penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak (software) yang di dalamnya termasuk sistem manajemen di dalam perusahaan.

Secara umum, sistem teknologi yang diadopsi dan diimplementasi suatu perusahaan berperan penting dalam Minimize Risk. Tentunya setiap bisnis mempunyai resiko, terutama pada faktor keuangan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia dalam upaya mengurangi resiko yang sering kali dihadapi pada bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan sebagainya. Dengan adanya TI, maka persoalan tersebut dapat ditanggulangi karena TI mampu membantu perusahaan dalam mengurangi resiko yang akan terjadi. Juga, dapat menjadi sarana dalam membantu manajemen pada pengelolaan resiko yang sedang dihadapi.

Selain itu, penerapan teknologi di perusahaan juga berperan penting untuk Reduce Costs. Sebagai katalisator pada perusahaan, TI juga dapat digunakan sebagai pengurangan biaya operasional perusahaan yang pada akhirnya berdampak pada profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara yang ditawarkan TI dalam mengurangi biaya kegiatan operasional, yaitu: eliminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses, dan otomatisasi proses.

Jadi, dengan menerapkan teknologi ada beberapa manfaat atau keuntungan yang diperoleh perusahaan. Antara lain: otomatisasi. Semua sistem yang tadinya bersifat manual pada perusahaan berubah menjadi otomatis sehingga dapat mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya dan lain-lain.

Waktu pengerjaan dapat lebih cepat karena dengan penerapan TI dapat mempersingkat rantai birokrasi. Misal, jika suatu pekerjaan biasanya selesai dalam satu minggu, namun dengan menggunakan teknologi dapat diselesaikan hanya dengan satu hari. Apabila waktu tersebut dikonversikan ke dalam bentuk biaya, maka akan menghasilkan penghematan sekian Rupiah.

Pengambilan keputusan akan menjadi lebih cepat, karena dengan adanya teknologi maka data yang diperlukan akan cepat diperoleh. Sebaliknya, lambat dalam pengambilan keputusan bisa berakibat pada lost opportunity, seperti kehilangan order dan sebagainya.

Penerapan teknologi di perusahaan juga akan menghemat boaya promosi. Sebab, promosi dapat dilakukan secara online. Selain itu para konsumen juga akan dapat melihat profil perusahaan dari mana saja di seluruh dunia. Dan, mudah mengintegrasikan seluruh kantor atau cabang perusahaan tanpa harus mengunjungi cabang secara satu per satu.

Singkatnya, dengan menerapkan teknologi informasi, maka perusahaan akan mampu menghemat biaya dalam semua aspek seperti tenaga kerja, proses, pemasaran, bahkan manajemen. Penerapan TI juga dapat mempercepat perkembangan perusahaan dengan meningkatnya margin pada perusahaan. Dan, tentunya, adopsi TI memungkinkan perusahaan lebih kompetitif dan berpotensi memenangkan persaingan bisnis. (*dari berbagai sumber)