Sejatinya, pemanfaatan teknologi di perusahaan bertujuan untuk memaksimalkan produktivitas kerja karyawan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis. Begitu pula dalam pemanfaatan teknologi komunikasi. Perusahaan membutuhkan perangkat komunikasi yang memampukan para karyawan untuk saling terhubung melalui teks, suara dan video.
Namun, penggunaan teknologi komunikasi seperti email, messenger, fax, voice mail, dan teleconference, secara intensif dan terus menerus, tentunya akan berpengaruh pada cashflow perusahaan. Untuk itu diperlukan solusi pengelolaan komunikasi yang terintegrasi dan kolaboratif, sehingga efisien dan efektif. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadopsi produk teknologi Unified Communication (UC). Teknologi ini mengintegrasikan semua perangkat teknologi.
Teknologi UC merupakan perpaduan beberapa layanan komunikasi yang meliputi telepon, web, teks, video conference, pesan instan, serta berbagai fitur contact centre, seperti voicemail dan Email. Komunikasi dapat dilakukan melalui beragam device, misalnya personal computer, tablet, dan smartphone di jaringan IP yang tidak dibatasi jarak, waktu dan media.
Jadi, teknologi UC ini tercipta dengan adanya jaringan internet dan voice over internet protocol (VoIP). Dengan demikian, setiap perangkat dapat berfungsi saling menggantikan. Ketika membuka email, pengguna juga dapat memeriksa faksimili, pesan suara, dan panggilan telepon. Penggabungan ini memungkinkan perusahaan mengganti telepon dan pesan suara tradisional dengan teknologi yang mengintegrasikan telepon dengan email kantor, kalendar, dan direktori. Terpenting, penggabungan antara telepon dan email akan meningkatkan produktivitas karyawan, serta mengurangi beban kerja administratif.
Dengan UC, perusahaan dapat berjalan lebih
efisien, sementara para karyawan menikmati kendali lebih besar tentang kapan
dan dengan cara bagaimana mereka mau dihubungi. Sebuah survey di Amerika
Serikat menyebutkan: 41% dari 524 pengguna
mengungkapkan tujuan menggunakan UC untuk meningkatkan produktivitas.
UC menciptakan lingkungan komunikasi yang mulus (seamless), membuat sebaran individu, sumber daya atau proses bisnis
tersedia kapan pun, di mana pun dan dari sembarang jaringan dan sebarang
antarmuka. Misalnya via PC, telepon atau perangkat mobile.
Singkatnya, teknologi UC membantu mengembangkan produk dengan menerapkan komunikasi dan kolaborasi yang tepat di semua aspek bisnis. Perusahaan bisa meningkatkan efisiensi operasional dan efektivitas waktu berinteraksi melalui saluran komunikasi yang lebih ramping.
Dari segi keamanan, UC juga dilengkapi keamanan ekstra. Setiap percakapan diacak dengan teknik enkripsi, sehingga sekalipun pembicaraan tersadap, rekamannya tidak dapat diputar ulang. Salah satu fitur UC yang populer adalah Round Table. Melalui fitur ini, Anda dapat melakukan teleconference dengan tarif internet biasa. Dengan adanya fitur ini, biaya akomodasi dan transportasi yang biasanya dianggarkan pada saat pertemuan tingkat regional dapat dihemat.
Secara sederhana UC ini memiliki 4 fungsi atau kategori komunikasi. Pertama, kolaborasi. Ketika Anda ingin melakukan tatap muka dengan tim, tidak harus berada di tempat yang sama. UC membantu Anda untuk menciptakan ruang kolaborasi virtual. Anda bisa mengadakan rapat rutin jarak jauh maupun menyampaikan informasi melalui device berbasis komputasi awan. Mulai dari tablet Android, Apple, sampai laptop OS Windows. Kedua, meeting. UC menawarkan alternatif untuk meeting, yaitu melalui pesan (messaging) dan video calling. Fitur pesan memungkinkan meeting dilakukan dengan cara mengirimkan teks dalam chat grup. Jika teks belum cukup untuk menjelaskan suatu hal, Anda bisa menggunakan video calling. Layanan calling ini tidak hanya menyediakan fitur komunikasi tatap muka, tetapi juga presentasi dan whiteboard berbasis cloud.
Ketiga, manajemen peristiwa. Kejadian seperti kegagalan sistem IT atau gangguan rantai pasokan memicu kebutuhan orang untuk berkomunikasi secepatnya. Menemukan orang yang tepat dengan informasi tepat dalam waktu singkat, bisa menjadi tantangan. Pemberitahuan massal merupakan subkasus penggunaan dalam manajemen peristiwa. Keempat, contact center. Saat pelanggan menghubungi perusahaan, tidak ada pihak lain yang mengetahui pembicaraan tersebut. Meskipun pembicaraan tanpa rencana, perutean terbaik tetap diterapkan untuk menemukan sumber daya yang sesuai dalam waktu tertentu.
Cara kerja teknologi UC yang menggabungkan berbagai device untuk berkomunikasi itu, memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan maupun pelanggan. Pertama, meningkatkan aksesibilitas dan produktivitas karyawan karena bisa bekerja dengan berbagai perangkat tanpa kenal jarak, ruang, maupun waktu. Kedua, karyawan bisa bekerja bersama dalam satu lingkungan yang terpadu sehingga meminimalkan pengeluaran operasional. Ketiga, bisa memberikan layanan cepat dengan adanya notifikasi pesan yang masuk ke perangkat setiap waktu.
Keempat, UC mampu mengurangi biaya perjalanan, teknologi informasi, dan telekomunikasi. Kelima, meningkatkan kepuasan pelanggan dan memberikan pengalaman baru bagi pengguna UC. Keenam, UC memberikan fasilitas lengkap untuk kerja tim sehingga pengembangan bisnis bisa lebih cepat.
Akan tetapi, menemukan dan menerapkan satu solusi komunikasi yang cocok bagi semua pengguna dan sesuai dengan cara kerja para karyawan ini tidak mudah. Ketika memilih sebuah solusi UC, organisasi harus memperhatikan bagaimana melakukan pendekatan people-centric dalam berkomunikasi. Selain itu, mesti memilih platform yang tepat. Untuk mengelola biaya penerapan komunikasi, memperhatikan pemilihan arsitektur dengan standar terbuka menjadi penting. Dan, tak kalah penting, harus memilih vendor yang tepat.
Saat ini, banyak vendor yang menawarkan solusi end-to-end. Nah, dalam memilih vendor ini ada beberapa pertimbangan yang mesti diperhatikan, yaitu: platform terbuka, orientasi servis dan security, real-time security, dan kompatibilitas multivendor. (*dari berbagai sumber)