Beberapa waktu lalu Facebook, Instagram, dan Whatsapp diberitakan down selama 7 jam. Tentu saja kejadian itu berdampak pada bisnis ketiga perusahaan tersebut. Bahkan, setelah sistem down, saham Facebook disebutkan anjlok. Facebook pun mengalami kerugian hingga puluhan triliun Rupiah.
Lebih dari itu, Facebook pun ditertawakan publik. Pasalnya, perusahaan global sebesar Facebook tidak memiliki contingency plan. Ya, Facebook dianggap tidak memiliki rencana cadangan (alternatif) yang bisa membuat bisnis tetap berjalan bila terjadi bencana alam, masalah teknis besar, atau gangguan tak terduga lainnya. Lalu, apa contingency plan atau rencana cadangan ini?
Dalam proses kerja manajemen bisnis, contingency plan adalah sebuah hal yang perlu disiapkan setiap badan usaha. Hal ini berkaitan dengan berbagai macam risiko yang dapat membahayakan kestabilan perusahaan. Business contingency plan ini perlu dirancang untuk membantu perusahaan merespon secara efektif terhadap tiap risiko yang bisa hadir.
Jadi, contingency plan adalah rangkaian tindakan yang akan diambil perusahaan jika terjadi peristiwa tak terduga yang dapat merugikan bisnis. Tindakan-tindakan ini merupakan rencana cadangan yang bisa membuat bisnis tetap berjalan bila terjadi “sesuatu”. Umumnya, contingency plan mengidentifikasi berbagai potensi risiko terhadap bisnis.
Sejatinya, memiliki contingency plan ini penting. Bahkan, dapat dikatakan bahwa contingency plan adalah salah satu bentuk risk management yang paling efektif. Sebab, contingency plan ini menguraikan langkah-langkah yang dapat diambil oleh tim manajemen dan karyawan jika dihadapkan dengan salah satu risiko tersebut. Jadi, rencana cadangan ini tak hanya penting bagi kondisi finansial perusahaan. Ia juga membantu melindungi kesehatan dan keselamatan pekerja jika terjadi peristiwa tak terduga.
Nah, untuk bisa menyusun suatu contingency plan yang baik dan mampu menyelamatkan bisnis perusahaan, maka terdapat beberapa langkah yang harus diambil. Pertama, identifikasi dan prioritaskan sumber daya. Lakukanlah suatu riset tertentu di dalam perusahaan dan susunlah seluruh daftar sumber daya krusial yang terdapat di dalam perusahaan, seperti peralatan khusus produksi, SDM, fasilitas kantor, dan lain-lain. Ini akan mampu memprioritaskan mana yang lebih penting dan mana yang tidak penting dari daftar tersebut. Hal ini tak hanya bersangkutan dengan kestabilan finansial perusahaan, tetapi juga dengan kesejahteraan karyawan yang tak kalah berharga.
Kedua, ketahui risiko utama perusahaan. Setelah mengidentifikasi seluruh sumber daya, perusahaan perlu memahami risiko utama yang dapat membahayakan mereka. Umumnya, jenis risiko ini bergantung pada lokasi geografis dan strategi bisnis perusahaan. Sebagai contoh, badai dan gempa bumi merupakan risiko berbahaya bagi perusahaan di beberapa daerah tertentu.
Di sisi lain, untuk memahami lebih dalam mengenai risiko yang dapat disebabkan strategi bisnis, pihak manajemen perlu menyaring aspirasi dan keluhan para kepala divisi lain. Cobalah untuk bisa mencari tahu terkait penilaian yang lengkap tentang peristiwa yang mungkin bisa membahayakan sumber daya yang dimiliki. Juga untuk menganalisa setiap tim, divisi atau departemen yang ada di dalamnya. Bila perlu, bisa meminta bantuan konsultan yang lebih berpengalaman.
Ketiga, siapkan tindakan untuk setiap jenis risiko. Perusahaan harus membuat rencana terpisah terkait tindakan yang perlu diambil jika tiap risiko yang diidentifikasi terjadi. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan rencana yang akan mereka ambil untuk melanjutkan kegiatan operasional setelah risiko hadir.
Agar tiap tindakan bisa berjalan dengan lancar, perusahaan harus mengklarifikasi tanggung jawab masing-masing karyawan. Selain itu, perusahaan juga harus memperjelas langkah-langkah yang perlu mereka ambil untuk memulai proses pemulihan.
Keempat, putuskan langkah apa saja yang bisa diambil untuk kembali menjalankan bisnis. Misalnya, jika sewaktu-waktu terjadi banjir, maka tentukan hal apa saja dilakukan untuk bisa mengantisipasi peristiwa tersebut, baik itu dari segi infrastruktur gedung atau dari segi pemberdayaan lingkungannya. Selain itu, harus memastikan analisa dampaknya pada bisnis, sehingga perusahaan bisa terus menjalankan bisnis walau terjadi kondisi yang tidak diinginkan.
Kelima, uji, simulasikan, dan lakukan peninjauan ulang rencana tersebut. Contingency plan yang sudah dibuat itu kemudian dilakukan pengujian di beberapa tahap untuk melihat ada tidaknya yang cacat. Lalu disimulasikan, dan melakukan peninjauan ulang untuk bisa disesuaikan dengan kondisi yang mungkin akan terjadi. Seperti, ketika ada perubahan pada struktur perusahaan, karyawan, teknologi, atau sumber daya yang penting lainnya. Lakukanlah pembaruan contingency plan secara kontinyu.
Contingency plan adalah strategi jitu untuk mengantisipasi berbagai jenis risiko merugikan. Selain itu, tentu saja ada sejumlah manfaat dari memiliki business contingency plan bagi perusahaan. Pertama, contingency plan secara tidak langsung mendorong perusahaan untuk menganalisis kekurangan dan kelebihan bisnis mereka. Kedua, strategi dalam contingency plan dapat mengurangkan potensi kerugian perusahaan bila risiko yang diprediksi benar-benar terjadi. Ketiga, meredam rasa panik yang akan muncul di benak karyawan, shareholder, dan tim manajemen. Keempat, merencanakan contingency plan dapat membentuk reputasi perusahaan sebagai institusi yang profesional dan dapat dipercaya. (*dari berbagai sumber)