Sejatinya, suatu produk sampai ke tangan end-user (konsumen) ini melalui proses yang panjang dan kompleks. Dalam rangkaian ini ada proses perolehan bahan baku, produksi, inventori, hingga distribusi produk ke konsumen akhir. Nah, bagi perusahaan, bagaimana agar proses itu berjalan secara terukur, efisien dan efektif, sehingga menghasilkan produk yang murah dan berkualitas. Di sini perusahaan perlu mengadopsi solusi Supply Chain Management (SCM) atau pengelolaan rantai pasokan.
Apa itu SCM? SCM merupakan usaha yang luas dan kompleks yang bergantung pada setiap mitra – dari pemasok hingga produsen dan seterusnya – supaya dapat berjalan dengan baik. Tujuan dari manajemen rantai pasokan sendiri adalah untuk memaksimalkan nilai pelanggan dan mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar. Untuk mencapainya, dibutuhkan berbagai upaya, baik strategi bisnis dan perangkat lunak khusus.
Secara konsep, SCM adalah serangkaian kegiatan yang meliputi koordinasi, penjadwalan, dan pengendalian terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada pelanggan yang mencakup administrasi harian, operasi, logistik dan pengolahan informasi mulai dari konsumen hingga pemasok. Secara sederhana, SCM merupakan mekanisme yang menghubungkan dan mencakup koordinasi dengan semua pihak yang terkait — pemasok, perantara,penyedia layanan hingga konsumen — dalam memproses bahan baku menjadi sebuah produk. Pada dasarnya manajemen rantai pasokan bertugas untuk mengintegrasikan pengelolaan pemasokan dan permintaan dalam seluruh perusahaan.
Setidaknya, ada dua strategi yang bisa dilakukan untuk membangun SCM yang baik. Pertama, membangun hubungan dengan pemasok. Hal ini sangat penting untuk mewujudkan kesuksesan rantai pasokan. Perusahaan yang baik akan membatasi jumlah pemasok, yaitu hanya pemasok yang memiliki keunggulan yang bisa diajak bekerja sama.
Strategi kedua, meningkatkan respons pelanggan agar tetap kompetitif, kemudian fokus pada rantai pasokan agar meningkatkan layanan pelanggan. Untuk bisa meningkatkan layanan pelanggan, salah satunya dengan meningkatkan frekuensi pengiriman produk yang lebih cepat sehingga pelanggan akan puas dengan ketepatan waktu tersebut.
SCM ini melibatkan begitu banyak proses, mulai dari persiapan produksi hingga pemenuhan kebutuhan konsumen. Berikut ini beberapa proses yang terlibat dalam SCM:
Customer (Konsumen). Pada sebagian perusahaan, konsumen merupakan mata rantai pertama yang memberi order. Konsumen memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen sales perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan tersebut, di antaranya: tanggal pengiriman produk dan jumlah yang diinginkan untuk produk yang dipesan.
Planning (Perencanaan). Setelah konsumen membuat pesanan yang diinginkan, Departemen Perencanaan akan mempersiapkan perencanaan produksi untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh customer. Pada tahap ini, Departemen Perencanaan juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap bahan baku dan bahan – bahan pendukungnya.
Ada beberapa kegiatan yang dilibatkan dalam tahap perencanaan. Mulai dari prakiraan permintaan konsumen (demand forecasting), perencanaan pembelian, dan perencanaan produksi, hingga persiapan tenaga kerja dan transportasi.
Prakiraan permintaan konsumen dilakukan agar penjual dapat mengetahui jenis dan jumlah produk yang harus dipersiapkan selama kurun waktu tertentu. Ini penting dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang akan diproduksi dan dijual telah sesuai dengan permintaan konsumen.
Dalam melakukan prakiraan, penjual harus melihat laporan penjualan dan inventaris, serta memerhatikan tren pasar. Untuk melakukan prediksi permintaan secara otomatis, penjual sebaiknya mempertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen inventaris. Sistem ini menyediakan laporan inventaris yang akurat dan alat forecasting yang memungkinkan penggunanya untuk mendapatkan hasil prediksi hanya dalam hitungan detik.
Purchasing & Procurement (Pembelian dan Pengadaan). Setelah mengetahui jenis dan jumlah barang yang harus dibeli melalui demand forecasting, kini saatnya untuk memperoleh barang tersebut. Procurement adalah perolehan barang dengan harga terbaik, dalam jumlah yang tepat, dan pada waktu yang tepat.
Proses pengadaan biasanya melibatkan beberapa tahap, yakni pengajuan pembelian, penilaian pengajuan, persetujuan pembelian, dan pemesanan ke pemasok. Admin bertanggung jawab untuk memeriksa dan mencatat apa saja yang harus dibeli dan kemudian mengajukannya kepada manajer pembelian.
Pengadaan akan menjadi lebih mudah dan sederhana dengan bantuan sistem manajemen pembelian. Dengan perangkat lunak ini, departemen pembelian dapat membuat permintaan penawaran, purchase order, persetujuan pembelian, dan kontrak payung secara instan. Bahkan, procurement software yang baik menyediakan supplier portal untuk mempercepat proses pemesanan ke pemasok.
Production (Produksi). Bagian produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang dipasok oleh supplier untuk melakukan proses produksi hingga menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh konsumen. Barang yang telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirim ke konsumen sesuai dengan jadwal yang di tentukan.
Proses produksi merupakan proses di mana seluruh bahan baku akan diolah menjadi produk jadi. Proses ini biasanya tidak hanya melibatkan tenaga kerja manusia tetapi juga mesin. Pemberhentian dalam proses produksi dapat menyebabkan penundaan pengiriman pesanan dan tentunya menyebabkan ketidakpuasan pelanggan. Oleh karena itu, downtime harus dihilangkan dengan memastikan produktivitas tenaga kerja, mesin dan peralatan.
Inventory (Pengelolaan Gudang). Bahan mentah dan bahan pendukung yang telah diterima oleh pabrik akan diperiksa kualitas dan ketepatan jumlahnya, kemudian disimpan di dalam Gudang untuk kebutuhan produksi. Pengelolaan gudang terdiri dari proses memasukkan (inbound) dan mengeluarkan (outbound) barang, pengambilan dan pengepakan, cross-docking, dan stock opname.
Setiap barang yang masuk dan keluar harus selalu dicatat. Stock opname juga harus dilakukan secara berkala agar tidak ada perbedaan antara jumlah fisik barang yang sebenarnya dan jumlah barang yang tercatat dalam pembukuan. Seluruh aktivitas di gudang yang memakan waktu ini dapat diotomatiskan dengan bantuan warehouse management software.
Transportation (Pengiriman Pesanan). Departemen Pengiriman atau Shipping akan mengatur waktu keberangkatan barang jadi (finished products ) yang ada di Gudang dengan jadwal yang diinginkan oleh konsumen. Setelah barang pesanan diambil dari gudang dan dikemas, maka langkah selanjutnya adalah mengirimnya ke pelanggan. Kurir dan transportasi harus dipersiapkan terlebih dahulu agar barang dapat segera dikirim.
Untuk memastikan agar pesanan sampai ke tangan pelanggan secara tepat waktu, penjual sebaiknya memiliki alat untuk melacak kurirnya. Dengan aplikasi inventori, perusahaan dapat melacak keberadaan kurir melalui smartphone. Sistem ini juga memungkinkan kurir untuk mengonfirmasi ketika pesanan sudah diantar ke pelanggan.
Pengembalian Pesanan. Pengembalian pesanan biasanya terjadi ketika konsumen mengajukan pengembalian karena kerusakan, kekeliruan, atau keterlambatan. Proses ini melibatkan beberapa aktivitas seperti pemeriksaan kondisi produk, otorisasi pengembalian, penggantian produk, dan penjadwalan pengiriman, pengembalian uang. (*dari berbagai sumber)