Bagi sebuah perusahaan, mengadopsi sistem teknologi dipahami akan mampu mempermudah pekerjaan dan pengambilan keputusan secara lebih efektif dan efisien. Ketika seluruh sistem yang mengelola informasi telah berjalan dengan baik, maka perencanaan dan pengembangan bisnis menjadi lebih terukur. Seluruh divisi manajemen akan saling terhubung satu sama lain, dan informasi yang dihasilkan menjadi lebih baik dan minim kesalahan.
Nah. agar semua bagian di perusahaan itu saling terhubung, maka perusahaan harus menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS). Apa itu SIM? Secara sederhana, SIM merupakan sistem yang direncanakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data berupa informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen. SIM ini biasanya berbasis komputer, termasuk lembar excel sederhana atau platform yang lebih kompleks. Informasi yang dikumpulkan dan dianaliasa dalam sistem biasanya berasal dari sumber internal dan eksternal.
Dalam SIM ini terdapat lima komponen. Pertama, Sistem Administrasi dan Operasional. Sistem ini meliputi beberapa bagian dari manajemen yang melakukan kegiatan rutin dengan prosedur yang telah ditentukan. Prosedur ini ada pada bagian personalia, administrasi, dan lain sebagainya. Komponen ini perlu diawasi secara teliti sebab apabila ada perubahan maka dapat segera diantisipasi. Kedua, Sistem Pelaporan Manajemen, yang merupakan komponen informasi manajemen yang mencakup bagian yang mana memiliki tugas utama untuk menyusun laporan kinerja baik secara periodik maupun secara rutin.
Ketiga, Sistem Pencarian, yaitu komponen yang memberikan ragam informasi yang dibutuhkan perusahaan. Bentuk sistem pencarian tidak terstruktur tetapi penting untuk mengambil keputusan. Keempat, Sistem Database. Sistem ini adalah komponen yang memiliki manfaat untuk menyimpan semua data dan informasi mengenai kegiatan dari perusahaan. Kelima, Manajemen Data, yang memberi kepastian bahwa ragam data yang dimiliki lebih akurat, kekinian, aman, dan juga siap digunakan. Manajemen data berfungsi sebagai penghubung antara database dengan ragam komponen sistem informasi yang lain. Sistem ini menggunakan software yang akan membantu mendapatkan, memelihara, mengontrol, dan mengolah hingga akses data lebih mudah untuk digunakan.
SIM ini menggabungkan berbagai sistem utama yang ada di perusahaan. Antara lain:
Executive Information System (EIS), untuk membuat keputusan yang memengaruhi seluruh organisasi; Marketing Information System (MkIS), untuk melaporkan efektivitas histori proses pemasaran dan saat ini. Juga menggunakannya sebagai data yang dianalisa untuk merencanakan proses pemasaran di masa depan; Business Intelligence System (BIS), untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data dan informasi yang dikumpulkan. Sistem ini mirip dengan EIS, tetapi manajer dan eksekutif tingkat bawah menggunakannya.
Customer Relationship Management System (CRM). Sistem ini menyimpan informasi penting tentang pelanggan, termasuk penjualan sebelumnya, informasi kontak, dan peluang penjualan. Tim pemasaran, layanan pelanggan, penjualan, dan pengembangan bisnis sering menggunakan CRM; Sales Force Automation System (SFA), yang mengotomatiskan banyak tugas yang dilakukan oleh tim penjualan. Ini dapat mencakup manajemen kontak, pelacakan dan pembuatan kontak, dan manajemen pesanan; Transaction Processing System (TPS). Pada tingkat dasar, TPS dapat berupa sistem point of sale (POS). Karyawan dapat menggunakan data yang dibuat untuk melaporkan tren penggunaan dan melacak penjualan dari waktu ke waktu.
Knowledge Management System (KMS). Layanan pelanggan dapat menggunakan sistem KMS untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah; Financial Accounting System (FAS): Sistem ini khusus untuk departemen yang berhubungan dengan keuangan dan akuntansi, seperti untuk menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR); Human Resource Management System (HRMS): Sistem ini melacak catatan kinerja karyawan dan data penggajian; Supply Chain Management System (SCM): Perusahaan manufaktur menggunakan SCM untuk melacak aliran sumber daya, bahan, dan layanan dari pembelian hingga produk akhir dikirim.
Cara kerja SIM ini dimulai dari pemrosesan data, kemudian disimpan dalam database terpusat di mana informasi dapat diakses dan di-update oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai dengan tujuan mereka.
Pada intinya, SIM adalah untuk menyimpan data dan membuat laporan yang dapat digunakan para profesional bisnis untuk menganalisis dan membuat keputusan. Ada tiga jenis laporan dasar pada sistem ini. Pertama, Dijadwalkan. Dibuat secara berkala, laporan ini menggunakan aturan yang disediakan pemohon untuk menarik dan mengatur data. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data dari waktu ke waktu (contoh: Sebuah maskapai penerbangan dapat melihat persentase bagasi yang hilang berdasarkan bulan), lokasi (contoh: Distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang berbeda), atau parameter lainnya.
Kedua, Ad-hoc. Ini adalah laporan satu kali yang dibuat pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan berguna, Anda dapat mengubah laporan ad-hoc menjadi laporan terjadwal. Ketiga, Real-time. Jenis laporan ini memungkinkan seseorang untuk memonitor perubahan saat terjadi. Misalnya, kepala costumer service dapat melihat lonjakan volume panggilan yang tidak terduga dan menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas atau mengecek beberapa panggilan di tempat lain.
SIM ini penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan informasi manajemen organisasi di setiap tingkat guna pengambilan keputusan operasional, taktis dan strategis. Dan, tentunya banyak manfaat bagi perusahaan dari penerapan SIM ini, antara lain: Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi; Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis; Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam perusahaan; Menyediakan informasi yang digunakan dalam penghitungan harga pokok produk, jasa, serta tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen; Menyediakan informasi yang digunakan untuk merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta melakukan perbaikan yang berkelanjutan; Perusahaan dapat mendorong peningkatan alur kerja yang menghasilkan penyelarasan proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan pelanggan; Dapat memudahkan akses data yang telah disediakan secara akurat dan real time (tepat waktu) bagi para user tanpa perlu melalui perantara sistem informasi secara langsung. (*dari berbagai sumber)