Belakangan di dunia teknologi informasi muncul istilah Robotic Process Automation (RPA). Apa itu RPA, apakah berarti proses otomatisasi pada robot? Bukan!
RPA juga bukan merupakan robot fisik seperti yang ditemui pada proses produksi atau robot yang dapat berjalan dan berbicara menyerupai manusia. RPA adalah sebuah perangkat lunak yang dapat membantu menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan pada sistem digital (komputer maupun perangkat mobile). RPA menirukan klik mouse dan ketukan keyboard untuk menyelesaikan proses pekerjaan.
Jadi, RPA merupakan sebuah konsep teknologi yang menggunakan robot untuk membantu manusia dalam melakukan pekerjaan yang bersifat repetitif. Dalam konteks ini bukanlah sebuah bentuk robot yang duduk di depan komputer dan bekerja layaknya manusia. Tapi merupakan software yang mampu meniru aktivitas manusia di dalam komputer dengan kecepatan dan akurasi sampai 100%. Bot RPA dapat login ke aplikasi atau sistem, memasukkan data, mengkalkulasi dan menyelesaikan tugas, lalu ia akan log out dari aplikasi.
Dewasa ini, para praktisi membagi teknologi RPA dalam tiga kategori besar: probots, knowbots, dan chatbots. Probots memroses data dengan mengikuti rule sederhana dan berulang. Sementara knowbots bertugas menjelajah internet untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi spesifik tentang pengguna. Chatbots adalah agen virtual yang dapat merespons permintaan pelanggan secara real time.
RPA boleh dibilang merupakan evolusi dari tiga teknologi utama: screen scraping, workflow automation, dan artificial intelligence. Screen scraping adalah proses mengoleksi data screen display dari aplikasi legacy sehingga data dapat ditampilkan oleh user interface yang lebih modern.
Sementara software workflow automation menghilangkan proses data entry manual sehingga dapat meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan akurasi. Sedangkan artificial intelligence adalah sistem kecerdasan buatan yang mampu menjalankan tugas-tugas yang umumnya membutuhkan intervensi dan kecerdasan manusia.
Ada beberapa proses bisnis yang memenuhi syarat untuk otomatisasi oleh RPA. Pertama, Proses yang sangat manual dan berulang. Ini adalah proses volume transaksi tinggi, proses yang sangat sering berjalan harian & mingguan, bukan bulanan atau tahunan yang melibatkan pekerjaan manual yang tinggi atau pekerjaan yang rentan terhadap kesalahan manusia. Kedua, proses berbasis aturan. Kegiatan dengan instruksi pemrosesan yang jelas dengan pengambilan keputusan berdasarkan aturan standar dan prediktif.
Ketiga, tingkat pengecualian rendah. Aktivitas dengan jumlah skenario variasi rendah yang ada dalam proses mengarah ke prosedur penanganan yang berbeda. Keempat, proses dengan jenis input elektronik standar yang dapat dibaca. Proses dipicu oleh input standar dan konsisten. Masukan ini harus dalam jenis masukan yang dapat dibaca seperti Excel, Word, email, xml, PPT, PDF yang dapat dibaca, dll. Proses yang dipicu oleh jenis masukan yang tidak dapat dibaca seperti gambar yang dipindai tanpa OCR tidak dibuang ke otomatisasi. Kelima, volume tinggi. Proses dengan volume transaksi tinggi dan frekuensi tinggi.
Keenam, metode pemrosesan yang dapat diubah atau perubahan sistem. Proses yang metode pemrosesannya tidak dapat diubah karena berbagai alasan dan tidak memerlukan perubahan mendasar dalam arsitektur teknis yang mendasari sistem saat ini. Kami sangat menyarankan untuk menghindari otomatisasi dalam proses yang perubahannya diharapkan dalam jangka pendek/menengah. Ketujuh, potensi efisiensi operasional. Mengotomatiskan hanya proses-proses yang dapat memberikan penghematan dalam hal upaya kerja manusia dari minimal 2 karyawan penuh waktu. Kedelapan, proses yang matang dan stabil. Proses yang cenderung terdokumentasi dengan baik, stabil dan dapat diprediksi dengan biaya operasional yang terkenal.
Lalu, apa manfaatnya menerapkan RPA ini bagi perusahaan? Laporan penelitian McKinsey menyebutkan bahwa perusahaan yang telah melakukan implementasi RPA akan mendapatkan beberapa manfaat. Pertama, Reduce Cost: Dengan mengotomasi tugas-tugas rutin karyawan, RPA akan mencapai penghematan biaya operasional mencapai 30% di atas output produktivitas yang dihasilkan. Kedua, Better customer experiences: Dengan mengimplementasikan RPA akan memberikan manfaat nyata bagi sumber daya perusahaan untuk tetap fokus pada kepuasan pelanggan.
Ketiga, Lower operational risk: RPA akan membantu perusahaanuntuk menurunkan risiko human error yang terjadi karena kurangnya pengetahuan dalam mengoperasikan sistem. Keempat, Improved internal processes: RPA akan membantu perusahaan untuk meningkatkan proses pelaporan menjadi lebih cepat, onboarding employee lebih cepat dan kegiatan internal Dengan meningkatkan kemampuan robot melalui Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML) maka perusahaan akan dipaksa untuk mendefinisikan prosedur tata kelolanya dengan jelas.
Sejatinya, RPA tidak menggantikan sistem IT legacy yang berjalan saat ini, namun dengan RPA akan meningkatkan sistem IT yang ada. (*dari berbagai sumber)