Pengetahuan adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan. Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki oleh stakeholder dari sebuah perusahaan, akan membuat perusahaan itu menjadi semakin maju. Tetapi, perusahaan yang memiliki banyak pengetahuan berkualitas belum tentu mampu menghasilkan barang atau jasa yang sama kualitasnya.
Untuk itu, penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki Knowledge Management System (KMS) guna mendapatkan manfaat sebesar-besarnya dari pengetahuan. KMS atau sistem pengelolaan pengetahuan dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.
Secara sederhana knowledge management dapat diartikan sebagai proses menciptakan, mengumpulkan, membagikan, menggunakan, dan mengelola suatu pengetahuan dan informasi dari sebuah perusahaan. Tujuannya, agar pengetahuan itu dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yang baik untuk mendukung strategi bisnis.
Dalam perusahaan terdapat dua jenis pengetahuan yaitu tacit dan explicit. Pengetahuan tacit (know-how) adalah pengetahuan yang masih berupa pemikiran di kepala manusia. Pengetahuan ini agak sulit untuk dikomunikasikan, dipahami dan diterjemahkan ke dalam bentuk lain yang lebih terstruktur karena bersumberkan pada pengalaman atau intuisi pribadi serta bergantung pada konteks. Contoh dari tacit knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan.
Sedangkan, pengetahuan explicit (know-what) adalah pengetahuan yang sudah direpresentasikan dalam media tertentu. Pengetahuan ini mudah untuk dikomunikasikan, dipahami, dan diterjemahkan ke dalam bentuk lain yang lebih terstruktur, sehingga dapat dikelola oleh KMS. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.
Di perusahaan, knowledge management ini berfungsi untuk: pertama, Intermediation, yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien. Kedua, Externalization, yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. Jadi, berfungsi untuk sharing pengetahuan.
Fungsi ketiga, Internalization, yaitu pengambilan (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Jadi, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan. Keempat, Cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu. Dan, kelima, Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.
Knowledge management ini memiliki tiga komponen utama yang saling terikat satu sama lain, yaitu people, process, dan technology. Ketiga komponen dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi perusahaan. People adalah orang yang memiliki knowledge, mengelola sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategik knowledge untuk keseluruhan organisasi. Budaya sharing mendorong penyebaran knowledge dapat dibangun melalui hubungan knowledge efektif, networks, CoPs dan strategi komunitas sosial lainnya. Process adalah pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, praktek untuk memastikan bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika diimplementasikan. Sedangkan Technology adalah peran atau media pendukung yang penting dalam knowledge management, dimana dibutuhkan individu yang memiliki kompeten ketika menggunakannya.
Implementasi KMS memerlukan berbagai tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus knowledge management teknologi yang digunakan untuk memasilitasi teruntama komunikasi, kolaborasi, dan konten manajemen untuk knowledge capture, sharing, dissemination, dan application. Dalam hal ini teknologi berperan sebagai support dan enabler bagi organisasi, karena people merupakan komponen knowledge management yang paling berperan penting.
Implementasi manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Sebab, penerapan sistem manajemen pengetahuan memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan. Pertama, Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya. Kedua, Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya. Ketiga, Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
Keempat, Peningkatan produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktivitas dari perusahaan akan meningkat. Kelima, Permudaha transfer pengetahuan bagi karyawan baru. KMS juga dapat mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi informasi dari seluruh divisi yang ada pada perusahaan tersebut. Termasuk pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan. Misalnya berbagi pengetahuan tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia. Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia.
Manajemen pengetahuan terdiri dari empat elemen. Pertama, Data adalah elemen yang paling dasar, bersifat diskrit, dan belum diproses, sehingga belum memiliki makna. Contoh: angka, kata, kode, tabel, dan basis data. Kedua, Informasi adalah elemen yang saling terhubung dan merupakan hasil pemrosesan terhadap data, sehingga memiliki suatu makna. Contoh: kalimat, paragraf, persamaan, konsep, ide, pertanyaan, dan cerita sederhana. Ketiga, Pengetahuan adalah kumpulan informasi yang terorganisir mengenai suatu bidang yang sudah dipahami. Contoh: teori, aksiom, kerangka kerja konseptual, cerita rumit, dan fakta. Keempat, Kebijaksanaan adalah hasil penerapan dari suatu pengetahuan yang dapat menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Contoh: buku, paradigma, sistem, filosofi, puisi, sistem kepercayaan, tradisi, prinsip, dan kebenaran.
Data tersebar ditransformasikan oleh processing (pemrosesan data) ke informasi. Pada level ini biasanya disebut manajemen dokumen, yaitu mengelolah isi informasi (content management), mengorganisasikan dan mendistribusikan informasi. Pemakai dapat melakukan akses dan temu kembali dokumen secara online pada database. Lalu, data dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi informasi. Pemakai bisa menyumbangkan informasi ke sistem, menciptakan isi baru dan mengembangkan database pengetahuan. Pemakai bisa membaca dokumen online, mengunduh, melengkapinya dan kemudian mengirimkannya ke tujuan yang dikehendaki. Dengan demikian informasi dapat secara terus menerus diperbarui.
Selanjutnya, informasi dianalisis dan diterapkan sehingga menjadi pengetahuan. Hal ini memerlukan pemahaman tentang input dan output informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Pengetahuan dibangun oleh organisasi melalui proses pemerolehan, pendistribusian, kolaborasi dan komunikasi serta penciptaan pengetahuan baru. Dan, pengetahuan dianalisis dan diterapkan sehingga membuat orang bijaksana. Pada level ini enterprise intelligence dikembangkan dengan membangun jaringan pakar, interaksi dengan database operasional, dan performance support, dimana pengetahuan baru yang dihasilkan, ditambahkan pada sistem. (*dari berbagai sumber)