Bagi pelaku usaha ritel, sepeti supermarket, restoran, atau kafe, keberadaan mesin kasir atau Point of Sales (PoS) sangatlah penting untuk mendukung proses transaksi. Oleh karena itu, aplikasi PoS ini diprogram secara khusus sehingga kedua pihak, yaitu pelanggan dan penjual, bisa melakukan pembayaran dengan cepat dan akurat.
Sebab, ketika berbelanja, maka seluruh belanjaan akan dihitung oleh kasir secara otomatis di komputer atau mesin register. Kasir bisa memasukkan harga seluruh produk yang dijual, dan nantinya akan mengeluarkan kode angka dan barcode tertentu untuk proses perekamannya.
Sejatinya, sistem PoS merupakan sebuah sistem pembukuan terkomputerisasi yang digunakan oleh perusahaan ritel untuk mempermudah transaksi penjualannya. Seperti diketahui, sistem pembukuan merupakan sebuah pencatatan mutasi barang yang sangat diperlukan bagi kepentingan audit. Seiring dengan berkembangnya teknologi, sistem pembukuan yang dilakukan secara manual dinilai sudah tidak efisien lagi. Bahkan, seiring dengan kemajuan teknologi, Cash Register yang dilakukan di counter checkout pun dianggap sudah tidak cukup memadai lagi, karena sistem Cash Register hanya dapat mencatat atau menghitung transaksi. Kini, ada perangkat lunak PoS.
Apa itu sistem PoS? Dalam dunia bisnis, PoS merujuk pada pengertian tempat kasir (check-out counter) dengan mesin kasir (Cash Register). Sesuai dengan namanya, PoS merupakan titik penjualan (check-out) tempat di mana transaksi selesai. Ini adalah titik di mana pelanggan melakukan pembayaran dalam pertukaran barang atau jasa.
Pada PoS, penjual akan menghitung seluruh jumlah harga yang dibeli konsumen dan memberikan pilihan bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran serta akan mengeluarkan tanda terima untuk transaksi pembelian.
Dalam perkembangannya, PoS dapat dibuat sebagai suatu sistem dengan menggunakan sebuah jaringan komputer yang dioperasikan oleh komputer utama dan dihubungkan dengan beberapa terminal checkout PoS. Istilah ini dikenal dengan nama Sistem Point Of Sales (PoS). Pada dasarnya, sistem PoS adalah cara all-in-one untuk melacak arus kas bisnis Anda. Sistem PoS memerlukan sebuah aplikasi atau software agar sistem tersebut berjalan sempurna untuk menjalankan proses transaksi dengan cepat dan sistematis yang berorientasi meningkatkan market interest dan pelayanan terhadap konsumen.
Komponen sistem PoS yang menjalankan setiap kali proses transkasi terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras yang digunakan untuk mendukung sistem PoS mencakup: terminal/PC, receipt printer, cash drawer, terminal pembayaran, dan barcode scanner. Sedangkan perangkat lunaknya berupa inventory management, pelaporan, purchasing, customer management, standar keamanan transaksi, dan return processing.
Sebagai sebuah sistem, PoS ini memiliki cara kerja tersendiri yang berfungsi untuk mempermudah proses transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Secara sederhana cara kerja sistem PoS ini terbagi ke dalam tiga aspek. Pertama, Transaksi. Adanya sistem PoS memungkinkan para pelanggan dapat melakukan pembayaran menggunakan kartu debit atau kartu kredit. Sebab, terminal PoS secara elektronik terkoneksi (terintegrasi) ke bank pemilik ritel, yang selanjutnya terhubung ke financial tracking system. Sistem POS akan menampilkan transaksi dan menghitung pajak penjualan atau diskon. Sistem ini biasanya juga dilengkapi dengan platform inventory tracking yang bisa segera menghapus item dari inventori pada saat transaksi penjualan terjadi.
Kedua, Berbasis Internet. Bagi pelaku usaha yang memiliki banyak cabang dapat memanfaatkan sistem PoS ini dengan berbasiskan internet. Pemilik usaha atau toko dapat mengetahui laporan penjualan di setiap cabang, kapan saja dan dimana saja. Selain itu, sistem PoS juga dapat dikembangkan agar bisa berinteraksi dengan sistem akuntansi. Dengan begitu, pemilik usaha dapat melacak setiap laporan keuangan yang dibutuhkan. Termasuk dapat melacak pengeluaran, gaji karyawan, jam kerja karyawan, pendapatan, hingga backup data dan mengunduh katalog dari berbagai pemasok.
Ketiga, Perangkat Keras. Selain berbentuk software, PoS juga perlu dilengkapi dengan perangkat keras atau hardware. Salah satu fungsinya adalah untuk mencetak struk dari proses transaksi yang dilakukan. Ada dua jenis printer yang bisa terhubung dengan PoS, yaitu printer dot matrix dan printer thermal. Perbedaan dari keduanya dilihat dari segi biaya, dimana printer thermal memiliki harga yang lebih mahal karena cara kerjanya pun lebih baik.
Selain printer, terdapat juga cash drawer (laci kas pembayaran) yang terkoneksi dengan perangkat lunak PoS. Ketika proses perhitungan produk selesai, maka cash drawer yang ada pada mesin kasir akan terbuka secara otomatis untuk selanjutnya melakukan proses pembayaran. Cash drawer ini harus dipastikan aman dan hanya bisa dibuka secara manual oleh manajer atau supervisor. Juga, ada card reader yang bisa digunakan untuk pembayaran dengan kartu kredit atau debit. Card reader ini pun harus terhubung dengan aplikasi PoS sehingga proses pembayaran pun bisa terintegrasi dengan bank yang terkait. Lalu, ada barcode scanner, yang berfungsi untuk memindai setiap barcode pada produk yang dibeli konsumen, sehingga harga barang secara otomatis dimasukkan ke program kendali transaksi dan inventori.
Singkatnya, sistem kerja PoS ini akan dioperasikan oleh komputer utama yang mana nantinya pelaku ritel bisa menginput data-data produk beserta harganya. Dalam hal ini pelaku ritel juga bisa mengatur harga setelah diskon dan lain sebagainya. Setelah itu, komputer yang sudah terhubung dengan PoS bisa dihubungkan dengan printer untuk mengeluarkan struk belanja. Setiap data yang diinput ke dalam sistem PoS akan di-backup secara otomatis pada drive yang tersedia pada sistem PoS setiap kali program tersebut berjalan. Selain backup, pelaku ritel juga bisa melakukan restore data ketika mengganti perangkat PoS, sehingga tak perlu lagi menginput ulang data produk dari awal.
Bagi pelaku usaha ritel, adopsi sistem PoS ini tentunya memberikan banyak manfaat. Pertama, proses transaksi lebih lengkap dan deatil. Sebab, sistem PoS dapat menjumlahkan hasil transaksi secara keseluruhan pada saat itu juga. Peritel pun bisa menjumlahkan hasil transaksi pada periode tertentu yang dibutuhkan. Kedua, mampu mengecek persediaan barang. Setiap barang masuk dan keluar bisa tercatat dalam sistem PoS, sehingga peritel pun bisa menghitung jumlah persediaan barang yang ada di toko.
Ketiga, laporan transaksi bisa diakses dengan mudah dan cepat. Sistem PoS menyimpan setiap data transaksi jual-beli yang dilakukan. Dengan demikian, peritel bisa mengakses laporan transaksi setiap harinya secara real time. Bahkan, dapat mengaksesnya secara online karena sistem PoS ini terhubung ke internet. Keempat, perubahan harga produk bisa dilakukan dengan mudah. Ketika ada suatu produk yang harga jualnya sering mengalami naik – turun, sistem PoS bisa mengubahnya secara mudah. Peritel tidak perlu lagi mengubah harga produk satu persatu, karena PoS bisa secara otomatis mengubah harga jual produk mengikuti perkembangan pasar. Kelima, kegiatan transaksi lebih aman dan nyaman. Bahkan, sistem PoS ini mampu menunjukkan tren penjualan berdasarkan kebutuhan bisnis yang dapat diperkirakan. sehingga mempermudah perusahaan untuk mengambil keputusan ke depan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Bagi pelaku ritel yang akan mengimplementasikan sistem PoS ini, ada beberapa hal yang mesti diperhatikan dalam memilih solusi ini, yang tentunya harus sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pertama, pilih aplikasi PoS dengan fitur yang lengkap dan sesuai kebutuhan atau jenis bisnis yang dijalankan. Misalnya, jika bisnis kuliner, maka fitur yang dibutuhkan seperti pemesanan online, pengantar pesanan, check splitting, manajemen stok produk dan bahan baku, serta layanan pembayaran. Kedua, aplikasi PoS harus mudah digunakan. Dalam menggunakan aplikasi PoS harus memahami cara kerjanya terlebih dahulu. Oleh karena itu, harus memilih aplikasi yang mudah di-setting dan digunakan. Jadi, pastikan aplikasi PoS ini memiliki interface yang sederhana dan mudah dipelajari.
Ketiga, pilih aplikasi PoS yang mampu menghasilkan berbagai jenis laporan. Pilih sistem PoS yang bisa memberikan setiap jenis laporan yang dibutuhkan, seperti pendapatan, stok barang, laba-rugi, dan jumlah konsumen. Laporan tersebut harus bisa diakses dimana saja secara realtime dan cepat. Keempat, tersedia berbagai metode pembayaran untuk konsumen. Tidak semua konsumen melakukan pembayaran secara cash atau menggunakan uang tunai. Sekarang banyak transaksi sudah menggunakan kartu debit atau kartu kredit. Kelima, pertimbangkan budget. Sebab, selain untuk membeli aplikasi PoS, pelaku usaha juga perlu menyiapkan dana untuk membeli perlengkapan lainnya, mulai dari software pendukung, hardware, integrasi sistem, dan support. (*dari berbagai sumber)