Semakin kompleksnya teknologi dan meningkatnya tuntutan operasional bisnis, semakin banyak perusahaan kewalahan mengelola prasarana IT. Di sisi lain, perusahaan harus cermat mengelola anggaran IT. Sebab, IT merupakan salah satu bagian perusahaan yang membutuhkan dana besar, baik untuk belanja aset maupun SDM-nya. Lalu, bagaimana solusinya?
Managed Service menjadi solusi untuk perusahaan yang ingin mengelola anggaran dengan lebih baik, tanpa mengurangi kualitas layanan dari prasarana IT-nya. Apa itu managed service? Sejatinya, managed service adalah layanan alih daya (outsource). Perusahaan mengalihkan pengelolaan dan pemeliharaan prasarana IT-nya kepada penyedia jasa Managed Service. Dalam hal ini, perusahaan bisa memilih untuk tetap membeli dan memiliki sendiri perangkat IT, atau menyerahkan sepenuhnya pengadaan perangkat yang dibutuhkan kepada penyedia jasa Managed Service.
Singkatnya, melalui skema alih daya ini pihak penyedia jasa managed service memberikan dukungan dan layanan secara total untuk kelancaran operasional IT perusahaan, sehingga bebas gangguan.
Jenis layanan managed service ini mencakup hardware, software dan konsultasi. Hardware: layanan ini merupakan pendukung infrastruktur IT, yang mencakup perencanaan strategis, penetapan perangkat IT jenis apa saja yang akan dipergunakan atau di–upgrade atau yang harus dipertahankan, serta jasa perawatan perangkat infrastruktur IT. Software: terutama untuk perusahaan yang menyadari bahwa aplikasi pendukung di kantornya sudah mulai kurang mendukung untuk karyawannya. Maka dalam hal ini jasa managed service dapat meng-evaluasi sampai melakukan penggantian software, mengadakan aplikasi yang baru, atau meningkatkan dari yang sudah ada sepanjang aplikasi tersebut memungkinkan untuk di kembangkan (open connectivity). Konsultasi: jasa ini termasuk untuk memberikan laporan, pendapat, serta saran-saran yang berguna untuk kelancaran operasional IT perusahaan.
Layanan managed service ini diperlukan perusahaan untuk berbagai bidang. Antara lain, Data Center Perusahaan. Layanan ini memberikan jasa manajemen data center, server storage network management, mitigasi bencana dan rencana kelanjutan usaha jika ada bencana (Disaster Recovery and Business Continuity Services). Termasuk managed network services, yaitu platform management yang dapat mengonsolidasikan server-server perusahaan ke satu sistem yang mudah diawasi dan dikendalikan.
End User Management. Layananan ini cukup bervariasi, mulai dari pengawasan aset IT termasuk hardware dan software, desktop management yang mengawasi seluruh perangkat yang dipakai karyawan agar tidak ada gangguan. Membuat aplikasi-aplikasi untuk kemudahan karyawan dan kelancaran operasional perusahaan termasuk aplikasi kolaborasi, e-mail, komunikasi internal dan lain sebagainya. Dan, Security Service, yaitu memberikan perlindungan atau proteksi mulai dari gerbang awal jaringan sampai ke seluruh perangkat IT.
Tentunya, ada sejumlah manfaat atau keuntungan bagi perusahaan yang menerapkan skema alih daya layanan IT melalui jasa managed service. Pertama, biaya pemeliharaan yang lebih terjangkau. Bagi perusahaan kecil atau menengah, managed service bisa menjadi pilihan tepat untuk meminimalisir pengeluaran. Keuntungan managed service bisa menghemat biaya perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan, biaya SDM, dan perawatan rutin.
Penghematan biaya dalam anggaran IT perusahaan menjadi alasan untuk memanfaatkan layanan Managed Service. Survei CompTIA pada 2015, misalnya, mencatat bahwa 28% usaha kecil (dengan karyawan kurang dari 100 orang) berharap mendapatkan penghematan dari Managed Service. Angka ini meningkat sampai 33% untuk perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 orang.
Sebelumnya, survei IDC mengindikasikan penghematan biaya yang bisa dicapai pengguna layanan Managed Service. Survei pada 2013 menyebutkan penghematan biaya prasarana IT sampai 24%. Selain itu, perusahaan juga bisa meminimalisir pengeluaran perbaikan masalah IT yang mendadak karena seluruh layanan sudah tercakup oleh jasa managed service.
Kedua, meningkatkan efisiensi. Perusahaan bisa memberikan pelayanan lebih maksimal kepada konsumen dengan analisis dan pengembangan lebih tepat. Sistem yang sudah terancang bisa meningkatkan ketahanan usaha pada masa mendatang.
Setidaknya perusahaan memiliki sistem infrastruktur yang kuat dan mampu menambah daya saing di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat. Perusahaan bisa mengalokasikan dana untuk kepentingan yang lebih vital selain infrastruktur IT. Misalnya, investasi proyek strategis.
Ketiga, mengalihkan capex menjadi opex. Belanja anggaran IT perusahaan bisa dibagi dua: capex (belanja modal) dan opex (belanja operasional). Belanja modal digunakan untuk membeli aset seperti server, router, mesin, dan berbagai perangkat lainnya yang dibutuhkan agar bisnis dapat berjalan lancar. Belanja operasional digunakan untuk membayar biaya operasional sehari-hari, seperti sewa domain, sewa gedung, belanja kertas dan cartridge printer, dan lain-lain.
Beberapa perusahaan lebih suka meminimalkan capex. Salah satu alasannya adalah karena capex umumnya relatif besar, dan tanpa perencanaan yang baik dapat mengganggu aliran dana (cash flow) perusahaan. Proses pengadaan untuk capex juga relatif lebih lama, dan bisa mengganggu bila perusahaan perlu peningkatan kapasitas prasarana IT dengan segera.
Memanfaatkan managed service dapat mengalihkan capex menjadi opex. Perusahaan tidak perlu lagi membeli aset, perangkat dan lisensi yang dibutuhkan, tetapi cukup membayar biaya berkala untuk paket layanan yang sudah dipilih. Bila perusahaan ternyata perlu peningkatan kemampuan prasarana IT, ketersediaan bisa didapatkan dengan lebih cepat dengan membayar paket tambahan.
Keempat, keamanan data terjamin dan selalu update. Alokasi seluruh data pada penyimpanan provider akan membantu pengamanan data yang sensitif lebih optimal karena ditangani oleh tenaga profesional.
Keberadaan firewall canggih yang terpasang juga akan membantu mendeteksi malware sehingga sistem keamanan data perusahaan tidak akan mudah diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Sistem pembaharuan akan terus dilakukan oleh provider dalam menunjang keamanan data perusahaan. Di era digital, pengarsipan data secara manual sudah ketinggalan jaman. Anda bisa menghemat pengeluaran untuk meningkatkan bisnis dengan teknologi berbasis cloud yang lebih efisien.
Kelima, bisa meningkatkan fokus bisnis. Melalui alih daya layanan IT, maka perusahaan tetap bisa fokus mewujudkan tujuan tanpa perlu menambah staf baru atau memikirkan cara optimal dalam mengatur kinerja server selama 24 jam.
Selain itu, perusahaan Anda yang masih berada di dalam kategori menengah ke bawah juga perlu departemen IT yang lebih fokus dalam mengembangkan inovasi produk atau jasa untuk mendukung kemajuan perusahaan. Biarkan jasa managed service yang menangani permasalahan IT perusahaan Anda. (*dari berbagai sumber)