Bagi perusahaan, informasi itu sangat penting. Dari informasi itu perusahaan bisa memperoleh insight apa yang mesti dilakukan untuk analisa dan pemetaan bisnis. Perusahaan dapat menangkap informasi yang dibutuhkan dari berbagai sumber.
Terlebih di era Big Data seperti sekarang, informasi ini sangat banyak. Tetapi, pertanyaannya bagaimana membuat informasi tersebut menjadi tepat dan efektif agar dapat ditangkap dengan cepat, mudah dipahami dan dapat membuat manajemen dapat membuat keputusan yang tepat? Jawabannya, dengan memanfaatkan teknologi Business Intelligence (BI).
Apa itu BI? Secara sederhana, BI dapat diartikan sebagai seperangkat alat analisis berupa informasi bisnis yang digunakan untuk mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermakna untuk tujuan analisis bisnis.
BI memberikan jalan untuk memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik. BI menjelaskan tentang suatu konsep dan metode bagaimana untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis berdasarkan sistem yang berbasiskan data. Koleksi data mentah dapat diubah menjadi informasi dengan cara dianalisa dan disusun berdasarkan hubungan antara data dengan mengetahui data apa yang ingin dikumpulkan dan di dalam konteks apa yang diinginkan.
Teknologi BI dapat menangani data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan membuat strategi bisnis baru. Tujuan dari BI, yaitu untuk memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut.
Menurut para ahli, teknologi BI ini dapat dibagi menjadi lima jenis. Pertama, Enterprise Reporting, digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan statis yang didistribusikan ke banyak orang. Jenis laporan ini sangat sesuai untuk laporan operasional dan dashboard. Kedua, Cube Analysis, digunakan untuk menyediakan analisis OLTP multidimensional yang ditujukan untuk manajer bisnis dalam lingkungan terbatas. Ketiga, Ad Hoc Query and Analysis, digunakan untuk memberikan akses kepada user agar dapat melakukan query pada database, dan menggali informasi sampai pada tingkat paling dasar dari informasi transaksional. Query ini berfungsi untuk mengeksplor informasi yang dilakukan oleh user.
Keempat, Statistical Analysis and Data Mining, digunakan untuk melakukan analisis prediksi atau menentukan korelasi sebab akibat diantara dua matrik. Kelima, Delivery Report and Alert, digunakan secara proaktif untuk mengirimkan laporan secara lengkap atau memberikan peringatan kepada populasi user yang besar atau banyak.
Bagi perusahaan yang akan mengadopsi dan mengimplementasikan teknologi BI, ada beberapa langkah pelaksanaan yang mesti dilakukan. Pertama, identifikasi masalah. Ini menjadi langkah awal dari sistem BI. Dalam hal ini masalah yang perlu diidentifikasi adalah segala hal yang berhubungan dengan dunia bisnis. Melalui upaya ini maka nantinya akan ditemukan beberapa macam data yang memang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan analisis oleh perusahaan. Dari hasil analisis inilah nantinya akan didapatkan hasil mengenai segala hal yang berkaitan dengan bisnis Anda. Oleh karena itu identifikasi masalah haruslah dilakukan dengan jelas agar nantinya bisa diperoleh hasil analisis yang jelas.
Kedua,
identifikasi lokasi dan pengumpulann data. Tiap perusahaan sudah tentu
memerlukan berbagai data. Umumnya data diupayakan untuk diperoleh berkenaan
dengan berbagai hal yang dapat mendukung kegiatan dari sebuah perusahaan.
Termasuk lokasi yang berkaitan dengan proses perolehan data. Lokasi perlu
diketahui karena lokasi ini sendiri akan turut menjadi data sehingga bisa
memberikan informasi mengenai suatu hal pada sebuah perusahaan.
Biasanya, BI lebih efektif bila digabungkan dengan data yang didapat dari pasar tempat perusahaan beroperasi (data eksternal) dengan data dari sumber internal bisnis perusahaan seperti data operasi dan finansial (data internal). Bila digabungkan, data eksternal dan internal bisa menyediakan gambaran yang lebih lengkap, yang efeknya, menciptakan “inteligensi” yang tidak dapat diturunkan dari kumpulan data tunggal manapun.
Ketiga, mengubah dan mengolah data. Selanjutnya, data mentah yang diperoleh dari berbagai sumber itu haruslah diolah terlebih dahulu sebelum kemudian dianalisis. Jika data telah diolah maka hal ini berarti bahwa data siap untuk diubah hingga menjadi bentuk yang lebih tepat dan bisa diproses. Data yang tadinya masih bersifat mentah tersebut perlu diubah hingga menjadi sebuah data yang bersifat konsisten.
Keempat, pengambilan dan klasifikasi data. Data yang sudah diolah tadi selanjutnya diambil dan diklasifikasikan berdasar pada pokok permasalahan. Dengan demikian, nantinya proses analisis data bisa dilakukan secara lebih mudah. Analisis data bisa dilakukan dengan melihat data yang telah tersentralisasi sehingga nantinya hasil analisis bisa tepat sasaran.
Kelima, memasang aplikasi. Langkah terakhir dalam sistem BI adalah memasang aplikasi yang diperlukan untuk bisa mengolah data. Perusahaan bisa memasang aplikasi untuk membantu para karyawan dalam melakukan seluruh tugasnya secara lebih efektif dan efisien. Dengan begitu, aplikasi yang dipasang dapat mempermudah kinerja karyawan dalam hal analisis data.
Proses pengumpulan, pengolahan hingga analisis data tersebut dilakukan by system dalam arsitektur BI, yaitu Data Sources, Data Movement and Streaming Engines, Data Warehouse Servers, Mid-tier Servers, dan Front-End Applications.
Tentunya, melalui pemanfaatan aplikasi BI ini dapat diperoleh berbagai manfaat untuk kepentingan bisnis perusahaan. Secara keseluruahan, beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan yang menerapkan teknologi BI adalah, pertama, analisis perilaku konsumen. Perilaku konsumen ini penting bagi perusahaan dalam upaya memasarkan produk. Dengan melakukan tindakan analisis perilaku konsumen maka perusahaan bisa mendapatkan pengetahuan dan pemahaman mengenai apa yang harus dilakukan pada produknya. Menghasilkan produk setidaknya harus dilakukan dengan berdasarkan pada permintaan pasar. Jadi perusahaan perlu memahami apa yang sedang diinginkan oleh konsumen, sehingga bisa menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen. Pasalnya, suatu produk akan lebih mudah diterima oleh pasar jika memang dibutuhkan.
Kedua, untuk prediksi penjualan. BI juga menjadi sebuah sistem yang bisa berguna bagi perusahaan untuk menentukan berbagai langkah dan upaya dalam hal penjualan atau pemasaran produk. Dengan BI perusahaan bisa melakukan kegiatan pemasaran yang tepat sasaran. Untuk tujuan itu perusahaan bisa melakukan kegiatan prediksi terhadap proses penjualan yang akan dilakukan. Penjualan yang tepat akan membuat produk menjadi laris di pasaran sehingga nantinya bisa diperoleh hasil yang sesuai.
Ketiga, meningkatkan efisiensi biaya. Business intelligence dapat meningkatkan efesiensi biaya karena dapat mempercepat seseorang dalam melakukan pekerjaan sehingga menghemat waktu dan mempermudah pemanfaatannya. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari data dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan semakin singkat dan cara untuk mendapatkannya pun tidak memerlukan pengetahuan yang khusus.
Keempat, memudahkan pengukuran kinerja perusahaan. Untuk mengukur kinerja suatu perusahaan sering digunakan ukuran Key Performance Indicator (KPI). BI dapat menunjukan pencapaian KPI suatu perusahaan dengan mudah, cepat dan tepat. Dengan begiitu akan memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan untuk mempersiapkan langkah-langkah antisipasi apabila ada indikator yang menunjukan adanya masalah atau belum tercapainya suatu target. Selain itu, BI juga bisa membuat kinerja operasional dari perusahaan bisa berjalan secara lebih optimal.
Kelima, analisis resiko. Penggunaan sistem BI bisa membantu perusahaan untuk melakukan analisis resiko. Berbagai kemungkinan resiko bisa diprediksi sehingga perusahaan dapat melakukan upaya pencegahan. Upaya pencegahan dilakukan sebagai bentuk antisipasi terhadap segala resiko yang kemungkinan bisa dialami oleh perusahaan. Misalnya resiko kerugian hingga mengakibatkan bangkrut. (*dari berbagai sumber)