Bagi perusahaan atau organisasi, keberadaan database (basis data) memiliki fungsi dan peran penting dalam mendukung proses bisnis agar lebih efektif dan efisien. Sebab, database merupakan salah satu komponen utama dalam sistem informasi, yang merupakan dasar dalam menyediakan suatu informasi bagi para pemakai (user).
Pemanfaatan dan pengolahan database yang baik di perusahaan, misalnya perusahaan ritel bisa membantu kasir lebih cepat bekerja mencari jumlah barang yang ada atau juga mencari harga barang yang dijual. Begitu juga bagi admin, dengan database bisa membuat pekerjaan lebih mudah seperti mencari stock barang yang paling dicari dan lainnya.
Lalu, apa itu database? Secara sederhana, database dapat diartikan sebagai kumpulan berbagai data dan informasi yang tersimpan dan tersusun di dalam komputer secara sistematik yang dapat diperiksa, diolah dengan menggunakan program komputer untuk mendapatkan informasi dari database tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelolan dan memanggil database disebut dengan sistem Database Management System (DBMS).
Database juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh sebab itu, database harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan cepat. Database terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user. Masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sejatinya, database bukan sekadar kumpulan informasi dan data yang perlu di-backup agar lebih aman. Database juga berfungsi untuk pengelompokkan data yang bertujuan untuk memudahkan identifikaasi data. Pengelompokan dilakukan dengan cara yang berbeda-beda. Lagi, untuk mengenali penyimpanan data ganda saat dimasukkan. Sebab database bisa diakses oleh lebih dari satu pengguna. Sehingga Anda biisa menggunakan sistem kata kunci untuk menghindari duplikat data yang tersimpan.
Fungsi database lainnya ialah memudahkan pemakaian dalam semua sisi. Misalnya, menghapus data yang tidak dibutuhkan, mengupdate data dan juga memasukkan data yang baru. Database juga bisa jadi alternatif lain untuk media penyimpanan dalam sebuah aplikasi sebab aplikasi komputer media penyimpanannya terbatas.
Berdasarkan tipenya, database dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis dengan menggunakan fungsi dan kegunaannya masing-masing. Pertama, operational database, tipe database ini bisa menyimpan data secara rinci dan detil supaya mudah diakses. Kedua, relational database, tipe database ini cukup populer sebab pengguna bisa mencari atau mengakses informasi pada tabel berbeda. Ketiga, distributed database, yang bisa mendistribusikan suatu data dengan cara tersebar dan tetap saling berkaitan serta bisa diakses bersama. Database tipe ini biasanya dipakai lembaga atau perusahaan. Tentu saja perusahaan atau lembaga tersebut yang punya beberapa cabang, sehingga bisa memudahkan pengguna mengakses data di tempat satu ke tempat lain.
Keempat, external database, yang memberikan akses ke bagian eksternal. Di sini data disimpan dan digunakan untuk kepentingan komersial. Aksesnya juga cukup mudah sebab digunakan untuk publik dan lebih efisien. Kelima, analytical database, kumpulan data ini berguna untuk mengolah data yang inputnya diambil dari database jenis external dan juga database operational. Keenam, datawarehouse database, merupakan kumpulan gudang data dari tahun yang telah dilalui sebelumnya hingga masa sekarang. Ketujuh, user database, jenis penggunaan database ini merupakan untuk pengguna terakhir saja dari berbagai macam dan jenis database. Ke delapan, navigational database, berfungsi untuk mendapatkan atau mencari database dengan berpaduan dari referensi suatu objek. Sebenarnya masih ada banyak lagi tipe database dengan fungsinya yang berbeda-beda.
Database memiliki beberapa komponen yang terdiri dari: data, hardware, dan user. Dalam database, data akan disimpan secara teratur sebab database sendiri merupakan kumpulan beberapa file. Dengan demikian, data akan disusun dengan membuang data duplikasi dan bisa disimpan serta digunakan bersama, dalam waktu bersama. Data itu disimpan di hardware yang merupakan second storage. Lalu, ada pengguna yang bisa mengakses database. Pengguna database ini terdiri dari: system engineer sebagai tenaga ahli, programmer yang bertugas membuat aplikasi dengan bahasa pemograman agar databse bisa diakses dengan aplikasi, administrator yang bertugas mengelola sistem keseluruhan database.
Bagi perusahaan yang memanfaatkan sistem database untuk mendukung proses bisnisnya, ada beberapa manfaat dari penggunaan teknologi tersebut. Pertama, database bisa membantu meminimalkan redudansi data. Redudansi sendiri merupakan terjadinya data-data ganda dalam berkas-berkas yang berbeda. Kedua, database memastikan integritas data yang tinggi, dimana database akan memastikan keakuratan, aksesbilitas, konsistensi dan juga kualitas tinggi pada suatu data. Ketiga, database menjaga independensi data sehingga orang lain tidak dapat mengubah data meskipun data bisa diakses. Keempat, menggunakan perangkat lunak database bisa digunakan untuk berbagi data atau informasi dengan sesama pengguna lainnya.
Kelima, database menjamin keamanan suatu informasi dan data, dimana Anda bisa menyisipkan kode akses untuk data-data tertentu yang tidak bisa diakses bersama. Keenam, dengan database bisa memudahkan untuk mengakses dan mendapatkan data karena semua data terorganisir dengan baik. Ketujuh, penghematan dalam pembiayaan perangkat, karena database memiliki sistem yang terpusat maka masing-masing bagian tidak memerlukan suatu perangkat untuk menyimpan database, cukup disimpan pada server pusat. Kedelapan, database mempermudah dalam pembuatan sebuah aplikasi baru, karena mempunyai fitur untuk menambah aplikasi baru dan tidak perlu mengubah struktur.
Jika perusahaan Anda tertarik menggunakan teknologi database ini, ada banyak software database yang bisa dipakai. Antara lain: Microsoft Access, yang cocok digunakan untuk sebagian besar komputer yang relasional bagi usaha skala rumahan; Oracle, merupakan database yang mampu menyimpan data berukuran hingga terabyte, sehingga cocok digunakan di perusahaan-perusahaan; Ms SQL Server, merupakan manajemen basis data yang umum digunakan pada Microsoft dengan bahasa pemograman Transact-SQL, sehingga sangat efektif untuk mendukung kinerja; MySQL, merupakan database yang open access, kompatibel pada sistem operasi Windows maupun Linux, bisa digunakan untuk multi-user, dan query data yang cepat; Firebird, database ini memiliki fitur sistem yang standar dan ringan, dan kompatibel untuk digunakan pada sistem operasi Windows, Linux maupun Unix. (*dari berbagai sumber)