Surat elektronik atau email memiliki peran yang cukup penting dalam dunia pekerjaan, karena akan membantu terjalinnya komunikasi dengan efektif dan efisien. Oleh karena itu, biasanya perusahaan akan memberikan email khusus kepada karyawannya, yang disebut corporate email.
Corporate email atau email perusahaan merupakan alternatif teknologi yang dapat digunakan para pelaku bisnis untuk membuat email dengan menggunakan domain perusahaan. Hal itu tentu akan meningkatkan integritas dan profesionalitas perusahaan di mata pelanggan maupun rekan bisnis.
Oleh karena itu, tak mengherankan jika saat ini banyak pelaku bisnis yang menggunakan corporate email untuk memberikan keuntungan besar bagi perusahaannya.
Secara sederhana, ada beberapa fungsi dari corporate email, sehingga perusahaan perlu menggunakannya. Pertama, tempat penyimpanan data paling aman. Fungsi utama dari corporate email adalah sebagai sarana surat menyurat perusahaan kepada pelanggan dan/atau sebaliknya. Sayangnya, banyak pelaku bisnis yang memandang corporate email sebelah mata sebab terlihat biasa saja dan jauh dari kesan menarik. Corporate email merupakan tempat penyimpanan data yang paling aman. Hal tersebut berlaku selama pemilik email tidak menghapus data-data penting yang ada di kotak masuk, draft, maupun kotak terkirim. Data tersebut tentu dapat dibuka dengan mudah kapanpun dan dimanapun.
Kedua, lebih mudah melakukan personalisasi. Perusahaan bisnis yang kamu jalankan tentunya terdiri dari beragam divisi, mulai dari layanan pelanggan, HRD, hingga pemasaran. Nah, untuk efisiensi waktu dan peningkatan nilai profesionalisme, maka corporate email dapat digunakan dengan melakukan personalisasi untuk masing-masing divisi di suatu perusahaan.
Ketiga, mendapatkan layanan tambahan. Corporate email yang digunakan oleh suatu perusahaan tentu berbeda dengan free email yang biasa digunakan oleh per orangan. Corporate email memiliki beragam fitur, mulai dari monitoring, mail grouping, bahkan layanan shared contact, calendar and task dengan backup dan recovery dari trash mail. Anda tak perlu membuang waktu untuk membalas email satu per satu dengan konten yang berbeda-beda pula. Jadi, corporate email merupakan solusi tepat untuk perusahaan.
Memperhatikan beberapa fungsi dari corporate email tersebut, maka ada sejumlah manfaat yang diperoleh perusahaan dengan memiliki corporate email. Pertama, komunikasi lebih mudah. Dengan menggunakan email perusahaan, maka karyawan akan mudah untuk berkomunikasi dengan berbagai jaringan baik itu rekan bisnis, supplier, dan pelanggan. Kedua, memperkenalkan dan mempublikasikan profil perusahaan. Melalui corporate email ini sekaligus untuk memperkenalkan perusahaan Anda. Bahkan, Anda bisa memanfaatkan email untuk mempublikasikan produk/bisnis yang dimiliki.
Ketiga, memudahkan untuk memberikan informasi. Berkomunikasi dengan email tentu akan terkesan lebih efisien dan memudahkan dalam memberikan informasi ke rekan bisnis, karyawan, supplier maupun pelanggan. Keempat, terkesan sebagai perusahaan yang profesional. Ketika anda mengirimkan email ke rekan bisnis, supplier maupun konsumen anda dengan menggunakan nama yang sesuai dengan domain perusahaan tentu email yang dikirimkan akan terkesan lebih profesional dan juga dapat meningkatkan kepercayaan orang yang membaca email anda. (*dari berbagai sumber)