Data merupakan kata atau istilah yang sangat populer, terutama di dunia teknologi informasi. Bahkan, belakangan ada istilah “Big Data”, mengacu pada maha besarnya data yang dihasilkan di era internet digital seperti sekarang.
Sejatinya, data dibutuhkan dalam beragam bidang, mulai dari pergudangan, kependudukan, penjualan, penelitian dan sebagainya. Semakin kompleks data maka semakin rumit juga pengelolaannya.
Lalu, apa yang dimaksud dengan data ini? Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 39 tahun 2019, data adalah catatan atas kumpulan fakta atau deskripsi berupa angka, karakter, simbol, gambar, peta, tanda, isyarat, tulisan, suara, dan/atau bunyi, yang merepresentasikan keadaan sebenarnya atau menunjukkan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi.
Secara umum, pengertian data adalah kumpulan informasi yang diperoleh dengan berbagai macam cara. Data bisa menjadi bukti dari sebuah kejadian yang dapat diukur dengan metode ilmiah.
Data bukan hanya sekedar asumsi, opini, atau sesuatu yang bersifat khayalan atau imajinasi. Data adalah sesuatu yang kuat dan sulit ditolak oleh semua orang. Data tidak bisa dibuat hanya berdasarkan perkiraan. Data disusun dengan cara yang terstruktur dan sistematis sehingga bisa diterima, dimengerti, diolah, dan dianalisis oleh banyak orang.
Dengan kata lain, data merupakan sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya pengolahan. Data biasanya berisi fakta-fakta dalam bentuk angka, teks, dokumen, gambar, dan suara. Fungsi pengolahan data secara umum yaitu untuk mendapatkan suatu informasi atau kesimpulan yang nantinya akan dijadikan acuan untuk mengambil sebuah keputusan.
Dalam menggunakan data, ada syarat dan kriteria yang harus diperhatikan agar data tersebut memang layak digunakan. Pertama, data haruslah objektif dan sesuai dengan fakta dan keadaan yang sebenarnya. Kedua, data harus bisa mewakili (representatif) gambaran dari sebuah kondisi. Satu atau dua kejadian saja tidak cukup dijadikan sebagai data. Ketiga, data yang baik hendaknya memiliki standar error yang kecil. Hal ini untuk menjamin kualitas data yang kita miliki memang sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Keempat, data yang dimiliki harus bisa menggambarkan sebuah kondisi di waktu tertentu. Data tidak bisa digunakan untuk menggeneralisir kondisi pada keseluruhan waktu. Kelima,data yang dikumpulkan harus memiliki hubungannya dengan masalah atau kondisi yang ingin diteliti (relevan).
Data dikelompokkan menjadi beberapa jenis, yaitu berdasarkan sifatnya (data kualitatif dan kuantitatif), sumbernya (data internal dan eksternal), waktu pengumpulannya (data cross section dan data berkala), cara memperolehnya (data primer dan sekunder), dan berdasarkan kondisi data (data terstruktur dan tidak terstruktur).
Saat ini, seiring melimpahnya data yang diproduksi, maka data yang diasilkan pun tidak hanya dalam bentuk data terstruktur (structured), tapi juga data yang tidak terstruktur (unstructured).
Data terstruktur merupakan data yang yang dapat diproses, disimpan, dan diambil dalam format tetap. Data terstruktur merupakan data yang memiliki informasi yang lengkap dan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan sehingga lebih mudah untuk dibaca dan diolah. Normalnya kita mengenal sebagai data terstruktur yang ada dalam excel atau spreadsheet. Data terstruktur adalah yang membuat model data. Contohnya adalah data penjualan pada suatu perusahaan, data CRM, Industry Research Data dan lain sebagainya. Tentunya, hal ini akan sangat memudahkan pengolahan karena sudah memiliki struktur yang baku dan tidak akan berubah-ubah. Data terstruktur biasanya dijalankan untuk mengakses database yang disebut dengan Structured Query Languange atau yang lebih dikenal dengan SQL.
Sedangkan data tidak terstruktur merupakan data yang tidak memiliki bentuk atau struktur khusus . Data tidak terstruktur merupakan data yang memiliki informasi yang kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan sehingga dibutuhkan proses lanjutan agar mudah untuk dibaca dan diolah. Contohnya adalah data yang berformat foto atau gambar, video, atau suara. Hal ini sangat menyulitkan pengolahan dan analisis data sehingga diperlukan tahapan cleaning atau pembersihan data. Data tersebut harus dirapikan sesuai dengan aturan pengolahan sehingga mudah untuk dilakukan tabulasi hasil.
Tentu saja, data memiliki beberapa manfaat. Pertama, Sebagai Dasar Membuat Keputusan. Data dapat digunakan untuk membuat keputusan terbaik terhadap suatu permasalahan yang ada. Dengan data keputusan akan lebih mudah dibuat dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Kedua, Sebagai Dasar Perencanaan. Dalam membuat suatu perencanaan diperlukan adanya suatu parameter yang akurat. Data disini dibutuhkan untuk menjadi parameter dan acuan dalam membuat suatu perencanaan. Dengan adanya data juga mampu untuk memperkirakan keadaan di masa yang akan datang, sehingga suatu perencanaan akan lebih terarah dan tingkat keberhasilannya semakin tinggi.
Ketiga, Sebagai Acuan Implementasi Suatu Kegiatan. Dengan adanya data dapat dijadikan acuan atau tolak ukur untuk melakukan suatu kegiatan. Keempat, Sebagai Bahan Evaluasi. Dalam suatu organisasi atau lembaga pasti diperlukan adanya evaluasi untuk meningkatkan mutu. Data disini berperan sebagai bahan untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan atau kinerja suatu organisasi. (*dari berbagai sumber)