Bayangkan jika data penting perusahaan tiba-tiba hilang, tentunya proses bisnis pun akan terganggu. Bahkan, bisa saja perusahaan mengalami kerugian akibat hilangnya data penting ini. Pasalnya, data ini memegang peranan yang penting bagi kelangsungan bisnis Anda. Oleh karena itu, data harus dijaga agar tidak hilang. Bagaimana caranya?
Sejatinya, walaupun perusahaan beranggapan bahwa sistem yang dibangunnya sudah cukup kuat, toh kehilangan data masih bisa terjadi. Setidaknya, ada beberapa penyebab data bisa hilang. Pertama, post majeure seperti gempa bumi, banjir, kebakaran, dan sebagainya. Suatu bencana yang terjadi tidak akan dapat menjamin server atau perangkat yang dimiliki perusahaan akan tetap aman.
Kedua, ancaman virus dan malware seperti Ransomware Wanna Cry. Berapa kerugian yang akan dialami perusahaan selama downtime akibat serangan malware tersebut? Ketiga, kehilangan data juga bisa terjadi akibat human error, hilangnya daya atau lonjakan listrik, terlalu panas, pengosongan elektrostatik, penimpaan file. Termasuk, kerusakan karena bug perangkat lunak sistem operasi atau aplikasi, atau kegagalan dalam pemutakhiran.
Nah, kerugian perusahaan akibat kehilangan data ini bisa ditiadakan atau diminimalisir jika perusahaan sudah memiliki backup data. Apa itu backup (data)? Backup adalah suatu proses pembuatan salinan data dari database, sehingga salinan dapat digunakan untuk mengembalikan data yang semula dari kerusakan data atau kehilangan data. Kerusakan data itu meliputi : statement failure, user process failure, user error, network failure, instance failure, dan media failure.
Lantas, bagaimana cara perusahaan untuk melakukan backup data ini? Setidaknya, ada beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan dalam melakukan backup data. Pertama, sederhanak dengan virtualisasi. Mesin virtual memungkinkan untuk menjaga infrastruktur virtual Anda agar tetap terkontrol dengan aman. Dengan adanya sistem tunggal yang terkontrol ini, membuat proses backup data menjadi lebih mudah. Selain itu, tentunya, akan menghemat biaya pembelian infrastruktur hardware.
Kedua, lakukan prioritas data. Jika data yang mesti di-backup sangat banyak, sementara kapasitas storage terbatas, maka pengelompokkan data berdasarkan prioritas dapat dilakukan. Dalam hal ini perusahaan dapat memilih dan memilah data yang dianggap penting untuk di-backup, baik untuk keperluan kegiatan perusahaan saat ini atau data yang akan dibutuhkan di masa depan.
Ketiga, backup data di cloud. Jika storage perusahaan terbatas, selain melakukan prioritas data, cara lain yang dapat dilakukan adalah menyimpannya di cloud. Sebab, cloud menyediakan kapasitas penyimpanan yang cukup besar sehingga perusahaan dapat menyalin lebih banyak data di sana. Semua data bisa di-backup di cloud, dan salinan data itu dapat diambil sewaktu-waktu.
Keempat, gunakan sistem database dalam pengelolaan data atau Database Management System (DBMS). Database merupakan suatu kumpulan data yang saling terhubung dan dapat diakses dengan mudah. Dengan adanya DBMS, perusaahan dapat dengan mudah mengakses dan menyimpan data informasi. Selain itu, DBMS juga dapat memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga dapat mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Beberapa aplikasi DBMS yang sering dipakai seperti: Microsoft Access, MySQL, Oracle atau aplikasi yang lainnya.
Beberapa keuntungan dalam penggunaan database, seperti mengurangi redundancy, data yang sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja; data tersimpan secara akurat; menghindari inkonsisten, karena redundancy berkurang, maka update data jadi lebih efisien; data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada saat bersamaan.
Kelima, sistem local backup dan otomatisasi backup. Sistem backup lokal lebih diutamakan untuk data-data yang dianggap penting, dengan tujuan pihak perusahaan dapat mengaksesnya sewaktu-waktu. Atau, bisa menyimpannya secara otomatis di cloud sehingga perusahaan bisa mendapatkan salinan data terbaru sewaktu-waktu ketika terjadi bencana.
Jadi, jika pertanyaannya: perlukah perusahaan melakukan backup data? Jawabnnya: sangat perlu. Ini menyangkut kelangsungan kegiatan operasional perusahaan. Melakukan backup data secara berkala itu sangat penting untuk menghindari dampak terburuk terjadinya bencana.
Lagipula, untuk backup data ini pihak perusahaan juga dapat melakukan alih daya ke perusahaan penyedia layanan tersebut. Perusahaan penyedia layanan inilah yang akan melakukan backup dan recovery terhadap data yang hilang, me-restore hasil dari backup fisik data file atau control file dengan cara memulihkan data file serta control file agar kembali tersedia di server database.