Perusahaan Anda sering mengalami kesulitan saat harus mengambil keputusan? Para manajer kesulitan membuat keputusan untuk memecahkan masalah?
Tampaknya, perusahaan Anda sudah waktunya menggunakan sistem informasi manajemen jenis Decision Support System (DSS). Sebab, dengan adanya DSS atau sistem pendukung keputusan ini manajer akan mampu menyodorkan keputusan paling tepat dengan mempertimbangkan kondisi perusahaan pada masa itu.
Apa itu sistem pendukung keputusan atau DSS? Sejatinya, DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis perangkat lunak komputer. Termasuk sistem berbasis manajemen pengetahuan yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi atau perusahaan. DSS dapat dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah yang spesifik. DSS adalah sistem yang bertujuan untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengakses sebagian besar informasi yang dihasilkan dari berbagai sistem informasi terkait yang terlibat dalam proses bisnis organisasi, seperti sistem otomatis kantor, sistem pemrosesan transaksi, dan sebagainya.
Tujuan dari DSS, antara lain adalah membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, mendukung penilaian manajer, dan meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer daripada efisiensinya. Namun, DSS tidak bertujuan untuk menggantikan tugas dari manajer, tapi untuk menjadi alat untuk membantu manajer itu sendiri. DSS sebenarnya merupakan pelaksanaan atau wujud nyata dari teori-teori pengambilan keputusan yang sudah diperkenalkan lebih dulu oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science.
DSS memiliki cara kerja yang interaktif. Jika dulu saat akan menyelesaikan masalah kita harus melakukan perhitungan nilai minimum, maksimum, atau optimum dengan cara manual, maka DSS yang merupakan progresi alamiah dari sistem pelaporan informasi dan sistem pemrosesan transaksi akan membantu hal-hal tersebut. Cara kerja DSS ini adalah: mendefinisikan masalah yang ada, mengumpulkan data dan atau informasi yang berlaku, mengolah data menjadi informasi yang berbentuk laporan grafik atau tulisan, dan menentukan jalan alternatif yang dapat berbentuk persentase.
DSS menggunakan resume dari informasi, pengecualian, pola, dan model analisis. DSS hanya akan membantu ketika kita membuat keputusan, namun bukan berarti harus memberikan keputusan itu sendiri. Pengambilan keputusan dimulai dengan mengumpulkan informasi yang bermanfaat melalui data mentah, dokumen, pengetahuan sendiri, dan atau model bisnis untuk mengetahui dan memecahkan masalah lalu membuat keputusan.
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul Database Management System (DBMS) ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS DBMS. Modul ini memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. DSS DBMS untuk mengatasi masalah data yang diperlukan bisa berasal dari database internal atau eksternal. Dalam sebuah organisasi, data internal dihasilkan oleh sistem. Data eksternal berasal dari berbagai sumber seperti surat kabar, layanan data online, database (keuangan, pemasaran, sumber daya manusia).
Sedangkan modul Model Management System (MMS) digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. MMS ini menyimpan dan mengakses model yang manajer gunakan untuk membuat keputusan. Model seperti itu digunakan untuk merancang fasilitas manufaktur, menganalisis kesehatan keuangan suatu organisasi, meramalkan permintaan akan produk atau layanan, dan sebagainya. Sementara itu, model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
Selain DBMS, MMS dan model dialog, komponen atau modul lain yang ada di DDS, yaitu alat pendukung seperti bantuan online, diagram-diagram, interface yang mudah digunakan, analisis grafis, mekanisme koreksi kesalahan, memudahkan interaksi pengguna dengan sistem.
Sedangkan tipe-tipe DSS terdiri dari lima sistem. Pertama, Status Inquiry System: membantu dalam mengambil keputusan manajemen tingkat operasional, manajemen, atau tingkat menengah. Misalnya, jadwal kerja harian ke mesin atau mesin ke operator. Kedua, Data Analysis System: analisis komparatif dan penggunaan rumus atau algoritma, misalnya analisis arus kas, analisis persediaan dan lain-lain. Ketiga, Information Analysis System: dalam sistem ini data dianalisis dan laporan informasi dihasilkan. Misalnya, analisis penjualan, sistem piutang dagang, analisis pasar dan sebagainya.
Keempat, Accounting System: Melacak informasi akuntansi dan keuangan, misalnya, akun akhir, piutang, hutang akun, dan lain-lain, yang melacak aspek utama bisnis. Kelima, Model Based System: model simulasi atau model optimasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan jarang digunakan dan menciptakan panduan umum untuk operasi atau manajemen.
Dalam pelaksanaannya, DSS bisa juga menggunakan bantuan dari sistem lain, misalnya Artificial Intelligence (AI), Expert Systems, Fuzzy Logic, dan sebaginya.
Pengambilan keputusan dalam DSS ini terbagi ke dalam tiga tahapan. Pertama, kegiatan intelijen, merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
Kedua, kegiatan merancang, merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Ketiga, kegiatan memilih dan menelaah, yang digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.
Keputusan yang dihasilkan DSS dibagi menjadi tiga jenis. Pertama, keputusan terprogram, adalah jenis keputusan yang dilakukan secara berulang dan rutin. Informasi yang dibutuhkan spesifik, terjadwal, padat, interaktif, tepat waktu, internal, dan detail. Prosedur yang dilakukan untuk mengambil keputusan sangat jelas. Keputusan ini utamanya dilakukan oleh manajemen tingkat bawah. Contohnya: keputusan untuk memesan barang dan keputusan penagihan hutang, menentukan kelayakan lembur, mengisi persediaan, dan menawarkan kredit pada pelanggan.
Kedua, keputusan semi-terprogram, merupakan keputusan yang bersifat sebagian keputusan dapat diselesaikan oleh komputer namun keputusan lain tetap harus diselesaikan oleh pengambil keputusan itu sendiri. Informasi yang dibutuhkan spesifik, interaktif, internal, real time, dan terjadwal. Contohnya: mengevaluasi kredit, menjadwalkan produksi dan mengendalikan persediaan, merancang rencana pemasaran, dan mengembangkan anggaran departemen.
Ketiga, keputusan tidak terprogram, merupakan keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi secara berulang atau jarang terjadi. Informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang bersifat umum, luas, internal, dan eksternal. Keputusan ini biasanya terjadi pada manajemen tingkat atas. Keputusan tidak terprogram terjadi dalam situasi yang tidak biasa ditangani, maka: keputusan yang diambil akan menjadi keputusan baru, tidak ada peraturan yang harus diikuti, keputusan ini dibuat dengan informasi yang tersedia, keputusan ini diambil berdasarkan naluri, persepsi dan penilaian. Contoh dari keputusan ini adalah investasi atau pengembangan dalam teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain, perekrutan eksekutif.
Sistem pendukung keputusan umumnya melibatkan keputusan yang tidak terprogram. Oleh karena itu, tidak akan ada laporan, isi, atau format yang tepat untuk sistem ini. Laporan dibuat dengan cepat.
Secara keseluruhan DSS ini memiliki kemampuan beradaptasi dan bersifat fleksibel, tingkat interaktivitas yang tinggi, kemudahan penggunaan, efisiensi dan efektivitas
dikontrol penuh oleh pengambil keputusan, kemudahan pengembangan, dukungan untuk pemodelan dan analisis, dukungan untuk akses data, standalone, terpadu, dan berbasis web.
Sejatinya, selain bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan pengambilan keputusan, implementasi DSS bagi perusahaan juga bermanfaat untuk meningkatkan kontrol, daya saing dan kemampuan pengambilan keputusan futuristik dari organisasi. Termasuk untuk memasilitasi komunikasi interpersonal, mendorong pembelajaran atau latihan, dan membantu mengotomatisasi proses manajerial. (*dari berbagai sumber)