Karyawan merupakan salah satu aset yang berharga bagi perusahaan, sehingga mesti dikelola dengan baik. Salah satu tantangan dalam pengelolaan SDM adalah memastikan pencatatan absensi menggunakan sistem atau mesin absensi yang paling efektif.
Agar data kehadiran yang dihasilkan akurat dan proses absensi tidak ribet, maka dibutuhkan sistrem absensi yang ideal, ayitu bersifat fleksibel.
Terkadang karyawan tidak bisa datang ke kantor untuk mencatatkan kehadiran karena meeting seharian di luar kantor, atau sedang melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Jika absensi bersifat fleksibel, karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out tanpa perlu ke kantor, melainkan cukup melalui aplikasi di ponsel mereka.
Selain fleksibel, sistem absensi juga harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Data kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan, oleh karena itu harus dijaga seketat mungkin agar tidak bisa dimanipulasi oleh orang-orang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, menyajikan data secara akurat juga termasuk kriteria absensi yang ideal, terlebih karena itu menyangkut pemotongan tunjangan dan jumlah gaji yang diterima karyawan.
Ada beberapa alasan sehingga sistem absensi karyawan ini penting bagi perusahaan. Pertama, sistem absen bertujuan untuk memonitor kedatangan sekaligus kepulangan para karyawan di suatu perusahaan. Kedua, absensi memungkinkan pencatatan data yang baik dan detail dalam suatu sistem yang terintegrasi. Ketiga, mempermudah perhitungan absen karyawan untuk mempermudah penggajian. Keempat, memantau kehadiran setiap karyawan, terutama yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari ketentuan perusahaan. Kelima, tim HR bisa lebih cepat menghitung jumlah absen karyawan karena telah terintegrasi dengan sistem tertentu.
Demi menjaga kedisiplinan para karyawan, sebagian besar perusahaan pasti memiliki sistem absensi. Tetapi, tentu saja berbeda zaman, berbeda pula jenis absensi yang digunakan. Beriku beberapa jenis absensi yang paling umum digunakan perusahaan-perusahaan di Indonesia.
Absensi Manual. Sistem absensi manual merupakan sistem absensi yang mencatat kehadiran dengan buku tulis/buku absensi. Perusahaan tidak perlu merogoh kocek yang dalam untuk menerapkan sistem absensi jenis ini, sebab hanya bermodalkan buku/kertas dan pulpen. Kendati demikian, di balik kemudahannya, sistem manual semakin lama semakin dianggap kurang efektif karena memakan waktu dan karyawan dapat memanipulasi data dengan mudah.
Absensi Almano. Sistem absensi almano merupakan jenis absensi karyawan yang menggunakan kartu/kertas khusus. Untuk mencatatkan kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan kartu yang sudah memiliki template ke mesin tersebut. Mesin absensi itu akan secara otomatis mencatatkan jam masuk dan jam pulang kerja karyawan yang sesuai dengan jam kantor. Absensi ini disebut juga Mesin Magnetic Card.
Absensi Sidik Jari (Fingerprint). Seiring berkembangnya teknologi, muncul revolusi sistem absensi. Salah satunya sistem absensi sidik jari. Cara kerjanya adalah dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam, ke mesin fingerprint usai memasukkan nomor id karyawan. Lalu, data kehadiran karyawan akan secara otomatis tercatat pada sistem.
Pada umumnya, mesin absensi sidik jari ini memiliki kekurangan pada proses pendeteksian dan pendataan sidik jari karyawan. Mesin jenis ini cenderung mengalami error atau mengalami proses yang lambat apalagi jika sidik jari yang sedang dideteksi dalam keadaan kotor, basah, atau berkeringat. Dapat dikatakan bahwa mesin absensi fingerprint ini sangat sensitif.
Sistem Absensi Berbasis Web. Mesin absensi berbasis web ini tidak seperti sistem absensi pada umumnya, karena mesin absen ini terletak pada komputer karyawan dan masing-masing dari mereka memiliki username dan password sendiri. Keuntungan penggunaan sistem ini yaitu setiap karyawan dapat mengakses atau melakukan absensi di mana saja. Karyawan hanya perlu memasukkan username dan password yang telah diberikan perusahaan. Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah, atau mempekerjakan banyak remote employee, penggunaan sistem absensi ini sangatlah tepat.
Divisi HR akan lebih mudah dalam mengelola absensi karyawan karena sistem telah terkoneksi dengan internet sehingga dapat terintegrasi kapan dan dimana saja. Namun jika karyawan tidak memiliki koneksi internet atau internet sedang terputus, mereka tidak dapat mencatatkan kehadiran pada saat itu. Sehingga pada akhirnya mereka harus melakukan absen secara manual dan disampaikan ke divisi HR perusahaan.
Sistem Absensi Biometrik. Merupakan sebuah sistem absensi terkini dan tercanggih karena telah mencakup semua yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola absensi karyawan. Penggunaan sistem absensi jenis ini memang lebih praktis dan cepat. Pencatatan kehadiran karyawan yang lebih akurat, sehingga sulit bagi karyawan untuk melakukan kecurangan absen. Penyimpanan data pada sistem absensi ini cukup besar bahkan tidak terbatas.
Cara kerja mesin absensi biometrik ini jauh lebih canggih, dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia. Kemudian mengautentifikasi karyawan saat proses absensi dilakukan. Kekurangan dari penggunaan sistem absensi jenis ini adalah harganya yang cenderung mahal. Mahalnya harga mesin ini dikarenakan adanya komponen khusus untuk mengenal karakteristik pengguna.
Absensi Mobile. Bentuk dari sistem ini adalah menggunakan aplikasi absensi online.
Melalui jenis absensi ini, karyawan perusahaan dapat mencatatkan kehadiran melalui aplikasi yang ada di ponselnya. Untuk melakukannya hanya perlu koneksi internet yang kencang tanpa perlu repot-repot datang ke kantor jika tidak memungkinkan. Misalnya bagi para pekerja remote atau work from home yang sering bekerja dari rumah. (*dari berbagai sumber)