Selama ini pemanfaatan perangkat lunak Enterprise Resourves Planning (ERP) identik digunakan oleh perusahaan skala menengah-besar. Maklum, selain fiturnya kompleks, harganya juga mahal. Lalu, bagaimana dengan perusahaan kecil (UKM). Perlukan UKM menggunakan sistem otomatisasi ini.
Seperti diketahui, usaha skala UKM (Usaha Kecil dan Menengah) di Indonesia jumlahnya sangat banyak. Menurut Kementerian Koperasi dan UKM, jumlahnya ada sekitar 64 juta. UKM ini, mengacu pada UU No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, adalah yang memiliki omzet penjualan Rp 300 juta hingga Rp 2,5 miliar per tahun untuk usaha kecil. Sedangkan usaha menengah adalah yang memiliki omzet penjualan Rp 2,5 miliar hingga Rp 50 miliar per tahun.
Mengacu pada batasan UKM tersebut, tampaknya UKM sudah semestinya memanfaatkan teknologi ERP ini untuk mendukung dan pengelolaan proses bisnisnya. Dengan begitu pengelolaan bisnis menjadi lebih efisien dan efektif. Sebab, proses bisnis di-otomatisasi dan terkontrol.
Secara sederhana, ERP adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu. ERP men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya.
Software ERP untuk UKM dikembangkan dengan pelayanan yang cukup sederhana. Ini terlihat dari fiturnya yang tidak terlalu banyak dan rumit, yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis UKM. Umumnya, fasilitas atau pelayanan yang ditawarkan mencakup: pencatatan database pegawai, pemasok dan pelanggan; pencatatan database persediaan barang daganga dan inventaris; penjualan dan pemebelian; jurnal umum, dan kas & bank; buku besar dan laporan keuangan; password pengamanan database. Dengan fitur-fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk kebutuhan UKM.
Manfaat ERP untuk UKM
Sejatinya, software ERP memberikan kemudahan bagi UKM karena mampu mengontrol laporan penjualan hingga stok barang dengan baik dan real time. Secara terperinci, berikut beberapa manfaat ERP untuk UKM. Pertama, memudahkan melihat laporan penjualan dan stok. Setiap aplikasi atau layanan yang menghadirkan sistem ERP memberikan kemudahan bagi pelaku usaha untuk membuat serta mengontrol laporan penjualan dan stok barang secara real time. Dengan fitur inventori ini barang keluar dan masuk bisa lebih terpantau dan terkelola.
Kedua, memudahkan penambahan item barang yang dijual. Jika dulu, dengan cara manual, pelaku harus membuat laporan penambahan item secara terpisah, kini dengan aplikasi ERP si pengusaha bisa mengisi laporan penambahan barang yang dijual cukup satu aplikasi dengan satu akun.
Ketiga, data transaksi yang lebih tertata. Dari pemesanan hingga penerimaan barang, status transasksi lengkap terekam rinci dan aktual dalam satu platform ERP. Selain itu, cetak dokumen transasksi untuk mitra bisa dilakukan dengan cepat karena aplikasi-aplikasi ini sudah dilengkapi dengan fitur cetak faktur dan laporan penerimaan barang.
Keempat, meminimalkan manual report sehingga laporan lebih aktual dan valid. ERP juga meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi akibat dari sistem yang masih manual. Dengan begitu dapat meningkatkan efesiensi kegiatan bisnis UKM. Ujung-ujungnya, akan meningkatkan keuntungan.
Kelima, laporan bisa dilihat secara online. Pemilik usaha bisa melihat laporan secara online, bahkan memantau cukup lewat ponsel. Layanan ERP ini didesain agar bisa diakses secara real time oleh pengguna dengan koneksi internet. Dengan begitu, akan membantu pelaku usaha memperoleh informasi bisnisnya dari manapun mereka berada dan pada saat kapanpun.
ERP Untuk UKM
Tetapi, disayangkan, sejauh ini masih banyak UKM masih enggan mengadopsi solusi ERP ini. Alasannya, biaya implementasinya mahal. Padahal, sebenarnya biaya besar yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang akan diperoleh. ERP adalah sistem informasi strategis dengan masa pakai bisa lebih dari sepuluh tahun. Walaupun biaya yang dikeluarkan sangat besar tapi manfaat yang diterima dalam jangka waktu yang lama.
Bagi UKM sendiri, kini sudah tersedia aplikasi ERP yang cocok bagi kebutuhan bisnis UKM yang ditawarkan para vendor lokal dan global. Antara lain, SAP Business One, paket layanan ERP yang dirilis pada Juli 2016 ini memberikan solusi sistem perencanaan sumber daya perusahaan untuk mengembangkan bisnis UKM. SAP pada sistusnya mengklaim bahwa layanan ERP yang disediakan ditawarkan dengan harga yang terjangkau dan terukur. Selain itu diperlengkapi dengan interface yang baik serta mudah digunakan, sistem yang telah terintegrasi dan memberikan wawasan real time.
SAP Business One menawarkan cara terjangkau bagi usaha kecil dan yang sedang berkembang untuk mengelola setiap aspek operasi mereka. Mengintegrasikan data dari seluruh kantor cabang perusahaan, membuat laporan transaksi online mereka, mengelola persedian monitoring & dukungan penjualan, mengurangi kemungkinan duplikasi data dan perhitungan manual penjualan, dan sebaginya.
Juga, ada Acumatica. Perusahaan yang bermarkas di Washington DC, Amerika ini memberikan solusi lengkap softaware ERP berbasikan cloud untuk pelaku UKM di Indonesia. Berbagai fitur dan keunggulan ditawarkan pada softwarenya. Di antaranya memberikan anda kelelusaan dalam mengotrol oprasional bisnis, seperti financial management, distribution, customer management, manufacturing, project accounting, dan sebagainya.
Terkait dengan IoT, Acumatica mengklaim bahwa softwarenya didesain untuk mendukung tren Internet of Things di Indonesia. Sedangkan untuk keamanan, Acumatica juga mengklaim memberikan akses yang aman bagi para pengguna dengan mengganti VPN pada browser mereka. Sementara untuk penyimpanan, meski belum menyediakan sebuah software khusus bagi para penggunanya, namun Acumatica dapat terintegrasi dengan berbagai layanan cloud seperti private cloud, public cloud ataupun hybrid cloud.
Sedangkan layanan ERP buatan lokal, misalnya, ada Konektifa, yang dikembangkan oleh Qasico Teknologi Indonesia. Ini merupakan aplikasi inventori yang ditujukan bagi UKM untuk memudahkan oprasional bisnis. Terutama untuk pendataan stok, pembelian, penjualan, cetak tagihan, pembuatan laporan hingga membantu pelaku usaha dalam mencari mitra usaha. Dengan platform ini pengguna dapat memonitor administrasi usahanya mulai dari rekap kegiatan bisnis dalam satu laporan, catatan transaksi penjualan dan pembelian, data konsumen dan penyuplai, melakukan trensaksi dengan mitra bisnis yang telah terkoneksi dan masih banyak lainnya.
Konektifa juga menyediakan member Konektifa Ekslusif, merupakan akses kemitraan yang diberikan kepada calon pengusaha tanpa modal. Dengan bergabung menjadi member, mereka bisa menjajakan produk langsung dari pihak penyuplai yang sebelumnya sudah terdaftar dalam platform Konektifa. Jadi tidak hanya menyediakan platform oprasional untuk bisnis, mereka juga menyediakan kesempatan bagi pengusaha untuk mencari mitra bisnis.
Lalu ada Forca ERP yang dibuat oleh Sinergi Informatika Semen Indonesia (SISI). FORCA ERP mencakup sejumlah modul yang mendukung efesiensi laju roda perusahaan, seperti Private Cloud, Suplay Chain, dan penyediaan berbagai macam bisnis yang mengadopsi tren teknologi masa kini.
Layanan ERP ini menyasar pasar kecil menengah, yang umumnya belum mengaplikasikan sistem tersebut. Selain diklaim dapat menjadi solusi perencanaan sumber daya perusahaan kecil menengah, Forca ERP juga menawarkan harga yang terjangkau dan modul yang komperhensif. (*dari berbagai sumber)