Seluruh pelaku usaha sepakat bahwa data adalah aset paling berharga setiap perusahaan. Oleh karena itu, solusi backup data menjadi sangat penting dan dibutuhkan.
Semakin berkembang suatu perusahaan, semakin meningkat pula kebutuhan pengelolaan data untuk operasional perusahaan tersebut. Di tahap awal, mungkin pengelolaan data perusahaan masih dapat dilakukan secara manual. Namun, bila skala bisnis perusahaan sudah mulai besar dan stabil, dibutuhkan solusi backup data yang efisien dan efektif untuk menghindari human error dan kehilangan data yang dapat menyebabkan kerugian.
Akan tetapi, memilih solusi backup data yang tepat bagi perusahaan tidaklah mudah, butuh kejelian dalam membandingkan fitur, jenis, dan juga biaya yang dikeluarkan dalam penggunaannya. Bila salah memilih, perusahaan justru dapat mengalami kerugian dalam hal pengeluaran biaya dan tenaga tambahan.
Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memilih solusi backup bagi perusahaan sesuai kebutuhan, agar biaya dan tenaga yang dikeluarkan dapat lebih efektif dan efisien.
Hal utama yang harus diperhatikan dalam melakukan pemilihan solusi backup data adalah apakah solusi yang dipilih memiliki banyak biaya tambahan di masa depan. Salah satunya adalah biaya lisensi dan juga pemeliharaan. Biasanya, platform-platform tersebut menawarkan berbagai opsi dan pilihan biaya sesuai dengan fitur atau hardware yang dibutuhkan. Perusahaan juga harus teliti dalam melihat apakah ke depannya software maupun hardware tersebut membutuhkan biaya pemeliharan atau pembaruan yang cukup tinggi ke depannya.
Pastikan seluruh biaya yang dikeluarkan memberikan hasil setara dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan seluruh direct costs dan indirect costs. Indirect costs mencakup pelatihan staf, loss of revenue yang disebabkan downtime, dan sebagainya. Dengan mempertimbangkan seluruh biaya ini, perusahaan bisa menghemat biaya sekaligus meminimalisir revenue loss.
Terkait dengan itu, juga mesti menentukan data protection goals yang akan membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan bisnis sekaligus memandu perusahaan dalam memilih solusi backup data yang tepat. Keuntungannya, Anda jadi bisa menghemat waktu dan biaya. Beberapa pertanyaan yang dapat menentukan data protection goals ini antara lain: Berapa banyak uptime yang diperlukan perusahaan? Apakah perusahaan perlu me-recovery data setiap waktu? Ancaman apa saja yang dihadapi perusahaan (misalnya pencurian data)?
Selain itu, platform yang dipilih juga harus memiliki tingkat realibilitas yang tinggi. Dengan begitu, biaya pemeliharaan yang dibutuhkan mungkin tidak terlalu tinggi dan tidak harus terlalu sering dilakukan. Platform yang memiliki tingkat realibilitas tinggi juga dapat lebih menjamin keamanan cadangan data yang tersimpan bila suatu saat terjadi kerusakan data atau kegagalan sistem membaca data.
Pikirkan kebutuhan backup yang diperlukan perusahaan, sambil tetap memantau pertumbuhan perusahaan ke depannya. Perhatikan dengan seksama tiap detail solusi yang ditawarkan provider dan pastikan memilih provider dan solusi yang memberikan ruang untuk perusahaan bertumbuh.
Pikirkan juga, data penting apa saja yang perlu dibackup. Data penting biasanya berkaitan erat dengan bisnis seperti data keuangan, sales, dan marketing. Menentukan data penting juga akan membantu Anda mengetahui banyaknya data yang perlu di-backup. Hal semacam ini menjadi penting untuk dipertimbangkan suatu perusahaan dalam memilih provider dan solusi backup.
Selanjutnya, hal yang mungkin harus diperhatikan adalah apakah platform solusi backup data tersebut terotomatisasi dengan baik. Hal ini mungkin akan sulit bila perusahaan memilih solusi backup dengan software dan hardware yang berbeda. Pertama, penggunaan serta penanganannya mengarah ke vendor yang berbeda. Kedua, bila terjadi masalah, waktu yang dibutuhkan akan lebih lama karena koordinasi yang tidak saling terintegrasi. Ketiga, tenaga tambahan mungkin dibutuhkan untuk menyelesaikan problem atau mengoperasikan platform tersebut.
Ketiga hal itu harus dihindari agar perusahaan tidak membutuhkan effort tambahan serta waktu yang lama dalam penanganan masalah bila sewaktu-waktu terjadi down. Downtime yang terlalu lama dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi perusahaan bila tidak ditangani dengan cepat.
Sebelum memilih provider dan solusi backup, jangan lupakan usability. Perlu diketahui bahwa solusi yang tidak user-friendly bisa menambah waktu downtime selama proses restorasi.
Oleh karena itu, pastikan memilih solusi backup user-friendly yang dilengkapi easy-to-use dashboard atau portal. Selanjutnya, pastikan solusi backup dapat diakses di manapun, baik dari kantor maupun luar kantor. Dengan demikian, downtime jadi bisa diminimalisir dan bisnis Anda bisa kembali beroperasi lebih cepat seandainya mengalami insiden data loss.
Perusahaan juga mesti memperhatikan apa saja fitur yang didapatkan dengan mengeluarkan sejumlah biaya dengan membandingkan masing-masing penyedia solusi backup tersebut. Kelengkapan fitur tersebut terntunya harus disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Bila menyediakan solusi backup secara terpisah, perusahaan harus mengetahui fitur apa saja yang akan tersedia pada software dan hardware seperti apa yang didapatkan.
Salah satu cara mengatasi kebutuhan ini adalah dengan memilih solusi backup data yang memiliki fitur all-in-one. Platform ini biasanya telah memiliki software serta hardware yang terintegrasi. Selain fitur yang didapatkan dapat lebih banyak, solusi backup data dengan fitur all-in-one juga dapat mengatasi masalah tenaga dan waktu tambahan seperti yang dibahas sebelumnya.
Oleh karena itu, langkah terakhir yang perlu dipertimbangkan ketika memilih solusi backup adalah mencari provider yang menyediakan level of service yang dibutuhkan dan sesuai dengan bajet perusahaan. Jangan lupakan juga hidden costs seperti apa saja yang tercover atau tidak dicover solusi backup. Jadi, cari provider dan solusi yang memberikan dukungan penuh dan end-to-end protection kepada pelanggannya.
Dengan memiliki solusi backup data yang dapat diandalkan dengan baik, perusahaan dapat lebih efektif melakukan pengelolaan data serta terhindar dari kerusakan dan kehilangan data penting yang dapat membawa kerugian besar. Selain itu, ruang penyimpanan cadangan data yang dikelola dengan baik juga dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan lebih banyak data untuk dioperasikan. Dengan begitu, perusahaan dapat terus fokus untuk mengembangkan bisnisnya. (*dari berbagai sumber)