Bicara soal pengelolaan bisnis, tampaknya urusan dokumen barangkali paling jarang jadi prioritas. Padahal, memahami manajemen dokumen bisa memberikan dampak luar biasa bagi perusahaan.
Dokumen bisa menjadi salah satu hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab, di dalam sebuah dokumen banyak terdapat informasi penting yang menyangkut banyak hal. Termasuk perencanaan kegiatan, pengambilan keputusan, penyusunan kebijakan, pengawasan kinerja, evaluasi kebijakan, dan lain-lain yang berhubungan dengan proses bisnis suatu perusahaan.
Bagaimana kalau perusahaan tidak punya sebuah sistem yang dapat mengelola begitu banyaknya dokumen yang dimilikinya, baik dokumen saat ini maupun dokumen yang sudah lama (arsip)? Pastinya akan merugikan perusahaan itu sendiri.
Di era modern saat ini yang sudah berbasis teknologi, maka pengelolaan dokumen pun bisa dilakukan secara digital. Sekarang, untuk mengelola dokumen ini sudah ada solusinya yang jauh lebih praktis dan efisien, yaitu Document Management System (DMS).
Apa itu Document Management System (DMS)? Secara sederhana, DMS merupakan sebuah solusi program software yang dirancang secara khusus dengan tujuan untuk mengelola, mengamankan, melacak, menangkap, mendigitalisasi, menandai, menyetujui, dan menyelesaikan tugas pada file-file bisnis.
Di setiap perusahaan, pasti akan selalu ada bentuk pengelolaan dokumen yang melibatkan proses penangkapan, penyimpanan, dan pengambilan dokumen dalam operasionalnya setiap hari. Nah, yang jadi fokus adalah proses yang diterapkan sering kali makan banyak waktu, sehingga sering diabaikan atau tidak dipandang sebagai prioritas dalam pengambilan keputusan.
Sementara itu, setiap perusahaan perlu memiliki sistem DMS yang efisien agar prosesnya tidak berujung jadi pemborosan waktu. Dan karena alasan inilah sistem yang dijalankan saat ini memanfaatkan sistem komputer atau perangkat lunak cloud untuk menyimpan dan mengelola dokumen elektronik.
Tujuan dari digunakannya sistem pengelolaan dokumen adalah untuk menyampaikan informasi yang terkandung di dalam sebuah dokumen. Sistem manajemen dokumen digunakan untuk menangkap dan mengorganisir segala jenis dokumen ke dalam bentuk elektronik yang mudah ditemukan dan diambil ketika dibutuhkan. Di sini, dokumen didefinisikan sebagai segala jenis objek atau informasi yang direkam dan dipandang sebagai sebuah unit data.
Bagaimana untuk dokumen fisik atau dokumen kertas seperti faktur? Untuk bentuk dokumen seperti ini, dokumen akan di-scan terlebih dahulu lalu diintegrasikan ke dalam sistem dalam bentuk elektronik tersebut agar dapat diambil di kemudian hari.
Dokumen kemudian akan diindeks berdasarkan kategorinya. Misalnya departemen atau divisi, nomor urut, vendor, atau kategori lain yang relevan untuk perusahaan Anda. Berbeda dengan manajemen dokumen tradisional yang masih manual dan menggunakan map, MDS menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik yang dapat diakses lebih mudah oleh personal atau klien yang berwenang.
DMS sebagai sebuah aplikasi software memiliki berbagai komponen. Pertama, Penangkapan dokumen (capturing), yaitu pemrosesan dokumen fisik dengan cara scanning agar dokumen dapat disimpan dalam format elektronik. Beberapa sistem menggunakan software OCR (optical character recognition) untuk mengubah gambar digital dari dokuman scan menjadi teks yang dapat dibaca. Proses penangkapan ini juga termasuk penerimaan dokumen dalam format elektronik maupun file digital lainnya ke dalam sistem.
Kedua, Penyimpanan. Komponen ini berkaitan dengan bagaimana dokumen disimpan di dalam tempat penyimpanan pusat agar dapat ditarik nantinya. Penyimpanan meliputi lokasi-lokasi spesifik di mana masing-masing dokumen disimpan di dalam sistem, durasi penyimpanan, migrasi dokumen melalui media penyimpanan yang beragam, hingga penghancuran dokumen kelak. Ketiga, Metadata dokumen. Umumnya, setiap dokumen disimpan bersama dengan metadata-nya. Contohnya tanggal dan waktu penyimpanan, nama personel yang menyimpan dokumen, dan format dokumen. Sistem manajemen dokumen dapat mengambil metadata sendiri atau meminta pengguna untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Keempat, Versioning, yaitu proses di mana dokumen dimasukkan atau dikeluarkan dari sistem, dan memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen versi terkini atau versi sebelumnya. Karena dokumen pasti akan diperbaharui dari waktu ke waktu, versioning pun dibutuhkan untuk memastikan pengguna masih bisa mengakses salinan versi sebelumnya sebagai referensi. Kelima, Pengindeksan. Proses pengideksan dapat membantu pengguna melacak dokumen elektronik yang disimpan di dalam sistem. Pengindeksan ini bisa sesederhana pelacakan identifikasi dokumen di dalam sistem, atau bahkan klasifikasi secara spesifik untuk setiap dokumen berdasarkan indeks-indeks kata atau metadata yang diambil dari isi masing-masing dokumen. Proses ini sangat penting dalam program DMS. Pasalnya, pengideksan membantu proses penarikan dokumen jadi lebih cepat, efisien, dan akurat.
Keenam, Penarikan dokumen (retrieval), adalah elemen kunci dalam sistem manajemen dokumen, yang berkaitan dengan bagaimana dokumen ditarik dari penyimpanan pusat. Proses penarikan ini terbilang kompleks karena mengatur juga soal akses dan izin ke masing-masing dokumen. Dalam penarikan dokumen, pengguna bisa mengakses dokumen berdasarkan identifikasi unik yang dikehendaki, seperti metadata dan istilah pencarian spesifik. Ketujuh, Pencarian. Lewat pencarian, pengguna bisa menemukan dokumen atau folder tertentu menggunakan atribusi atau pencarian teks penuh. Atribusi yang dimaksud misalnya judul dokumen, tag, dan metadata lainnya. Kedelapan, Pembagian atau distribusi. Dalam sistem manajemen dokumen yang efisien, proses distribusi atau pembagian (sharing) dokumen, sebagian dokumen, folder, atau bahkan seluruh akun dapat diatur agar bisa dilakukan oleh personel yang berwenang. Sistem juga bisa memberikan izin untuk melihat dokumen (View) atau mengedit (Edit) bagi pengguna dengan izin untuk mengedit metadata.
Kesembilan, Workflow. Komponen ini merupakan proses pengelompokan dokumen sesuai struktur dan hirarki kategori proses bisnis organisasi yang bersangkutan. Kesepuluh, Keamanan dokumen. Komponen ini jelas tidak bisa diabaikan dalam sistem manajemen dokumen. Apalagi, kemajuan teknologi digital sayangnya juga diiringi dengan kecanggihan ancaman keamanan seperti crypto-ransom malware. Oleh karena itu, menyimpan dokumen di tempat penyimpanan pusat yang aman jelas adalah sebuah kewajiban. Aspek keamanan lainnya yang juga perlu diperhatikan adalah pencadangan atau backup. Tanpa adanya dokumen backup, perusahaan Anda berpotensi mengalami kerugian luar biasa, terutama jika terdapat serangan virus atau peretas hingga adanya bencana alam atau kebakaran.
Ada sejumlah manfaat atau keuntungan dari penerapan sistem pengelolaan dokumen ini. Pertama, efisiensi yang sangat signifikan dapat dicapai, terkait jumlah resource yang dibutuhkan dalam mengelola data informasi dari client. Sehingga kelebihan sumberdaya yang ada dapat dialihkan ke kebutuhan yang lainnya.
Kedua, kemudahan dalam mengelola dokumen lewat sistem manajemen dokumen yang secara khusus dirancang untuk kebutuhan bisnis dan organisasi. Ketiga, hemat waktu, karena dalam bisnis waktu adalah uang. Jika waktu personel lebih banyak digunakan untuk tugas-tugas yang tidak produktif, tentu hal ini akan berdampak pula pada performa perusahaan. Juga, dapat menghemat sekitar kurang lebih dari 20% dari ruang yang ada di kantor, karena penyimpanan data informasi dilakukan secara elektronik dan yang pasti mengurangi penggunaan kertas (paperless). Keempat, keamanan dokumen terjamin, dengan sistem penyimpanan database. (*dari berbagai sumber)